行政公文写作助手

什么时候用我？（触发场景）

✅ 写公文：帮我写一份通知/请示/报告/函……
✅ 生成模板：给我一个关于XX的公文模板
✅ 优化文本：把这段文字改成规范的公文语言
✅ 判断文种：公司给政府写申请该用请示还是函？
✅ 关键词扩展：根据这些关键词生成完整公文：XX、XX、XX
✅ 格式规范：生成符合国家标准的Word文档

> 只要涉及"公文、正式文件、通知、请示、报告、函、红头文件"等需求，都可以用我。

概述

本Skill依据 GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准，帮助用户快速生成规范、专业的行政公文Word文档。支持30种公文格式，覆盖政府机关、国企、私企及个人日常办公场景。

核心能力：
1. 根据用户提供的内容或关键词，自动生成完整公文
2. 输出符合国标的可编辑 Word（.docx）文档
3. 优化用户提供的公文文本（去口语化、规范表述、调整结构）
4. 智能判断行文关系，根据发文方和收文方推荐正确文种
5. 智能判断公文类型，匹配对应格式模板

快速上手（三步搞定）

第一步：告诉我你要写什么
- 直接说需求，例如："帮我写一份通知，内容是关于国庆节放假安排"
- 或者给关键词："请示、项目立项、投资500万、报县政府"
- 或者给一段草稿，我帮你优化并生成规范格式

第二步：我会自动判断并确认
- 自动判断该用什么文种（通知/请示/报告/函...）
- 自动判断行文关系（谁发给谁）
- 如果有不确定的地方，会问你确认

第三步：生成Word文档
- 输出符合国家标准的可编辑Word文件
- 你直接打开修改具体内容即可

> 不知道该用什么文种？直接说"我要给县政府写个申请"，我会帮你判断。

常见术语通俗解释

能力边界（能做什么、不能做什么）

✅ 能做的

• 生成30种常见公文的标准格式Word文档
• 根据发文方和收文方智能判断文种（通知/请示/报告/函等）
• 从关键词或要点扩展为完整公文
• 优化口语化文本为规范公文语言
• 自动设置国标格式（红头、文号、字体、行距、页码、版记）
• 提供10种公文的完整示例供参考套用

❌ 不能做的（请勿用于以下场景）

• 外文公文：仅支持中文公文，不支持英文、日文等外文公文
• 法律文书：不生成起诉状、判决书、合同等法律专用文书（有专门的法律文书格式）
• 复杂排版：不支持图文混排、复杂表格、彩色排版等特殊版式
• 涉密公文：不处理涉及国家秘密的公文，涉密公文请通过保密渠道处理
• 电子印章：不生成电子印章，印章位置预留空白，需手动加盖
• 实时审批：不具备公文审批、流转、归档功能，仅负责生成文档
• 内容真实性：不对公文内容的事实准确性负责，需用户自行核实

> 如果你的需求超出以上范围，建议使用专业的OA系统或法律文书工具。

完整案例演示（从一句话到Word文档）

场景：公司要给县政府写一个项目立项申请

用户说： "帮我写个文件，我们公司要给县政府报个旅游驿站项目立项申请，总投资1200万。"

第一步：判断行文关系和文种
- 发文方：企业（××县××发展有限公司）
- 收文方：政府（××县人民政府）
- 关系：不相隶属
- 推荐文种：函（请批函）或请示（需确认当地政府要求）

第二步：确认关键信息
- 发文机关：××县××发展有限公司
- 发文字号：××〔2024〕15号
- 标题：关于××旅游驿站项目立项的请示
- 主送机关：××县人民政府
- 核心内容：项目投资1200万，申请立项

第三步：扩展为完整正文

为加快推进我县文旅产业融合发展，我公司拟投资建设××旅游驿站项目。现将有关情况请示如下：

一、项目基本情况
项目位于××县××镇，总投资约1200万元，建设内容包括游客服务中心、生态停车场、旅游厕所及配套设施。

二、项目必要性
（一）符合国家乡村振兴战略；
（二）有助于提升景区服务水平；
（三）可带动当地就业增收。

三、恳请事项
恳请县政府批准项目立项，并协调相关部门办理规划、用地等审批手续。

妥否，请批示。

第四步：生成Word文档
- 自动设置红头（××县××发展有限公司文件）
- 自动设置发文字号、签发人（上行文）
- 自动设置标题、主送机关、正文层次字体
- 自动设置成文日期、附注（联系人）
- 自动设置页码
- 输出可编辑的.docx文件

第五步：用户修改
- 打开Word文档
- 替换××为实际信息
- 调整具体内容
- 打印盖章

> 更多完整示例见 references/examples.md

工作流程

第一步：判断行文关系（确定文种的前提）

必须先确认发文方和收文方，再确定文种。 向用户确认或从内容中提取：

• 发文方是谁？（政府机关/国企/私企/个人）
• 收文方是谁？（政府机关/企业/员工/个人）
• 双方是否有隶属/管理关系？

根据行文关系推荐文种：

重点提示：企业对政府行文
- 严格按公文规范，企业与政府不相隶属，应用"函"（请批函）
- 但实际工作中，多数企业向政府报送申请时习惯用"请示"格式
- 必须提示用户："规范应用函，但实际常用请示，请问接收单位有明确要求吗？"
- 根据用户选择确定文种，不要自行决定

> 完整行文关系说明见 references/writing-relations.md

第二步：确定公文类型

在行文关系确定后，结合内容关键词确定具体文种：

> 完整30种文种说明见 references/document-types.md

第三步：收集公文要素

向用户确认或从内容中提取以下要素（缺失项用占位符或合理默认值）：

• 发文机关（如：××局、××公司）
• 发文字号（如：××发〔2024〕5号）
• 标题（发文机关+事由+文种）
• 主送机关（受理机关）
• 正文内容（用户提供的内容/关键词扩展）
• 成文日期（默认当天）
• 可选：密级、紧急程度、签发人、附件、附注、抄送机关

第四步：撰写/优化正文

从关键词扩展

若用户仅提供关键词或要点，按对应文种的标准结构扩展为完整正文：
- 通知：缘由 → 事项（分条） → 要求
- 请示：缘由 → 事项 → 结语（妥否，请批示）
- 报告：概况 → 做法/成绩 → 问题 → 打算
- 函：缘由 → 商洽/询问事项 → 结语

文本优化规则

对用户提供的文本进行优化：
1. 去除口语化表述（"我们打算"→"拟"，"大家要"→"各单位要"）
2. 精简冗余（"为了能够更好地"→"为"）
3. 规范层次序数（一、→（一）→1.→（1））
4. 统一数字和标点用法
5. 调整为公文语体（准确、简明、庄重、得体）

> 详细优化规则见 references/optimization-guide.md

第五步：生成Word文档

使用 scripts/generate_docx.py 生成符合国标的Word文档。

方式一：命令行参数

python scripts/generate_docx.py \
  --type 通知 \
  --org "××局" \
  --doc-number "××发〔2024〕5号" \
  --title "关于×××的通知" \
  --recipient "各科室" \
  --body "正文内容..." \
  --date "2024年8月15日" \
  --output "output.docx"

方式二：JSON配置文件（推荐，支持复杂正文和版记）

python scripts/generate_docx.py --config config.json --output output.docx

JSON配置示例：

{
  "type": "通知",
  "org": "××局",
  "doc_number": "××发〔2024〕5号",
  "title": "关于×××的通知",
  "recipient": "各科室、各下属单位",
  "body": [
    "为深入贯彻落实……，现就有关事项通知如下：",
    "一、总体要求",
    "……",
    "二、重点任务",
    "（一）……",
    "（二）……",
    "三、保障措施",
    "请认真贯彻执行。"
  ],
  "date": "2024年8月15日",
  "attachments": ["×××实施方案"],
  "cc": "××办公室",
  "issuer": "××局办公室"
}

JSON配置字段说明：

> 注意：Windows环境下使用 C:\Program Files\Python312\python.exe 运行脚本（已安装python-docx）。

第六步：交付文档

生成后通过 present_files 将Word文档交付给用户，并简要说明：
- 公文类型和主要内容
- 需要用户补充/修改的占位符位置
- 格式符合 GB/T 9704-2012 标准

格式标准

生成的Word文档严格遵循 GB/T 9704-2012 标准：

• 用纸：A4型（210mm×297mm）
• 页边距：上37mm、下35mm、左28mm、右26mm
• 正文：3号仿宋体，每面22行，每行28字
• 标题：2号小标宋体，居中
• 发文机关标志：红色小标宋体
• 发文字号：3号仿宋，六角括号〔〕
• 层次序数：一、（黑体）→（一）（楷体）→1.（仿宋）→（1）（仿宋）
• 成文日期：阿拉伯数字标全年月日
• 版记：4号仿宋，含抄送、印发机关和日期

> 完整格式规范见 references/format-spec.md

参考文档

> 遇到问题先看FAQ → references/faq.md（28个常见问题解答）
> 写公文先看示例 → references/examples.md（10种完整示例可套用）
> 不确定文种看关系 → references/writing-relations.md（12个场景判断矩阵）

• references/faq.md — 常见问题解答（28个FAQ，覆盖使用入门、文种选择、格式规范、报错排查、内容写作）
• references/examples.md — 公文写作示例大全（10种常见公文完整示例，可直接套用）
• references/writing-relations.md — 行文关系与文种选择指南（12个场景矩阵、易混淆文种辨析）
• references/document-types.md — 30种公文类型详解（适用范围、结构特点、写作要点）
• references/format-spec.md — GB/T 9704-2012 格式规范全文（版头、主体、版记、字体字号速查）
• references/optimization-guide.md — 公文文本优化指南（语言要求、常见问题、规范表述）

根据需要读取对应参考文档，避免一次性加载全部内容。

注意事项

1. 行文关系优先：选择文种前必须先判断行文关系。不相隶属机关之间一律用"函"，不用"请示"或"通知"。
2. 企业对政府特殊处理：企业向政府行文，规范用"函"，实际常用"请示"。必须提示用户确认接收单位要求，不得自行决定。
3. 印章位置：Word文档中印章位置预留空白，用户需手动加盖电子印章或实物印章。
4. 小标宋字体：若系统未安装"方正小标宋简体"，标题和发文机关标志可能显示为默认字体，用户可在Word中手动更换。
5. 上行文签发人：请示、报告等上行文需标注签发人，在配置中传入 signer 字段。
6. 一文一事：请示必须一文一事，不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。
7. 用户修改：生成的文档为可编辑格式，用户可根据实际需要调整内容和格式。