文书档案归档

一步步带用户完成「判断该不该归 → 归多久 → 怎么编号 → 怎么写目录 → 实体怎么摆 → 怎么自检」。

核心原则：交互式推进，不替用户拍板。 每个阶段结束都要用 AskUserQuestion 让用户确认，确认后才进入下一阶段。宁可多问一句，也不要把错的数据写进目录表。

阶段 0：摸清三件事（必问）

第一个动作：用 AskUserQuestion 一次性问清下面 4 个问题（已知的不重复问）：

1. 归档部门：选项列常见的 3 个部门即可，不要把「其他部门」做成选项——提问界面选项下方自带「其他」自由输入框，用户直接手输部门名，一次到位（避免"选其他→再问一轮"的二次确认）；拿到手输名称后与 02~11 的部门名单对照，读音/写法接近的按目录表规范写法跟用户确认一次即可。
2. 归档年度（单选）：当年 / 上一年 / 指定年份。
3. 源目录在哪（单选 + 自定义）：如 Z:\办公室；同时确认要不要排除 08.档案管理 这类成果目录。
4. 目录表在哪（单选 + 自定义）：已有 附件3：…目录.xlsx 就沿用；没有则用内置模板新建（见下）。

用户只说了"帮我归档"而没说部门/年度时，必须问，不要按上下文猜。

新手判断：如果用户表现出不了解流程（问"该怎么弄""要准备什么"），先按 references/95-首次使用指南.md 引导一遍，告诉他只需要"部门+年度+资料位置"三样、目录表可以用内置模板，再进入四要素提问。

资料分散判断：用户给不出单一源目录、或提到"材料在好几个地方"，按 references/96-资料分散怎么办.md 处理：
- 首选：引导用户按 references/97-资料收集与放置建议.md 把资料集中复制到一个收集夹（含放置位置红绿灯：✅本地非系统盘/自有权限的共享盘，❌桌面/下载/网盘同步目录），再统一盘点；
- 用户不愿集中 → 让用户把每个位置都列出来，scan_source.py --src 传多个源，不要让用户先搬文件；
- 散在多人手里 → 生成「应收材料清单」让用户去收集，收齐后再盘点；
- 只有纸质件 → 先扫描建档，扫描没到位的不进目录（不建空单元）。

指令不全时：参照 97-资料收集与放置建议.md 第 4 节的九种发起示例，引导用户补全四要素（部门/年度/位置/目录表）。

目录表没有时用内置模板：把 assets/档案目录模板.xlsx 复制为 附件3：{公司}{年度}管理类档案目录.xlsx，改三处即可用：①每张子表 A1 标题的公司与年度；②档号里的单位代码（默认 SIGJ09）；③删除每表第 4 行的示例行。之后按正常流程从 0001 起编。

阶段 1：只加载该部门的标准（关键）

按部门只读两份文件，绝不一次读全部：

外加两份通用：

• references/01-通用归档范围.md —— 所有部门都适用（会议、对上/对下业务、其他工作等 17 类）
• references/91-保管期限判定.md —— 判期限的规则与六种易错情形

> 归档范围是按部门拆开的，一份文件只讲一个部门的事。不要把全部标准塞进上下文，也不要跨部门套用——别的部门的条目对这个部门无效，条数与期限都可能不同。

阶段 2：盘点源目录

1. 先跑脚本拿清单，不要靠肉眼翻。源目录有多个就全部传进来（--src 可重复）：

python scripts/scan_source.py --src "Z:\<部门>" --year 2025 --out "F:\...\候选清单.md"
python scripts/scan_source.py --src "Z:\<部门>\1.综合" --src "Z:\<部门>\15.保密工作" --year 2025   # 多源

2. 脚本列出本年度文件/目录，并标出「混装夹」（同级都有编号前缀、它没有的那种）。
3. 盘完后向用户确认没有遗漏的源：桌面、下载、微信/企业微信接收文件、OA 系统里是否还有本年度材料（详见 96-资料分散怎么办.md 的自查三问）。
4. 逐类归堆（收发文、会议、信访、检查、台账…），见 92-盘点与去重.md。
5. 与已有目录去重：导出目录表中该部门块的所有行（档号/文号/题名/日期），按文号 → 题名 → 日期三级比对。

盘点后，用 AskUserQuestion 报汇总数字并确认：
「盘出 N 项候选，其中 M 项已在目录中（将跳过）、K 项新材料，另有 X 项拿不准要不要归（下一步逐条问）」。

阶段 3：逐条判定（分批问，不要一次抛 40 条）

把候选按 8~10 条一批 用 AskUserQuestion 确认，每条给出建议值和依据：

• 保管期限：先查专用范围，再查通用范围；命中的条目把「业务职能 + 序号」写进建议理由。
• 题名：公文用户名；非公文按"年度 + 事由 + 材料类型"组名。
• 日期：成文日期 / 会议日期 / 年度性材料 12-31。
• 收发文与文号：公文必填；台账、会议材料等非公文留空（不填「—」）。

拿不准的（重要性判断、跨年度、是否重复）单列出来问，说明两个选项的后果。
每批确认完先记成临时清单（不写表），全部确认后再进阶段 4。

阶段 4：写目录表

动手前必读 90-档号与目录规范.md，并严格照做：

0. 没有目录表就先用模板：复制 assets/档案目录模板.xlsx（三张子表+格式+表头都已备好），改 A1 标题与档号单位代码、删示例行；然后一切从 0001 起编。
1. 读三张子表结构，定位本部门块的最后一行（序号、档号末 4 位、第 10 列写法）。
2. 记下该表 A2 统计行的现值。
3. 新行插在本部门块末尾（下一个部门块之前），序号与档号只在本部门块内续编。
4. 按列填：序号 | 档号 | 收发文 | 文号 | 责任者 | 题名 | 日期 | 保管期限 | 归档机构 | 第 10 列。
5. 格式照抄同表现有数据行（10 号字、居中、自动换行、日期格式 yyyy"年"m"月"d"日"；模板里已预设）。
6. 追加后重算统计行：单元数 = 去重档号数，记录数 = 数据行数。
7. 保存前先备份 …_追加前备份.xlsx。

写完用 AskUserQuestion 报一次数字：「永久 +17（0053~0069）、长期 +16（0052~0067）、短期 +4（0038~0041），统计行已更新，是否继续做实体归档？」

阶段 5：实体归档

网络共享通常不允许工具进程改名/删除已有文件夹，所以实体操作一律走「生成脚本 → 用户双击」：

1. 生成 plan.csv（模板见 assets/plan_template.csv），表头：期限,部门,序号,题名,源路径。
2. 先预览，再执行：

python scripts/copy_units.py --plan plan.csv --root "Z:\...\2025年" --dry-run
python scripts/copy_units.py --plan plan.csv --root "Z:\...\2025年" --log "F:\...\归档复制日志.txt"

3. 配一个 .bat 供双击，见 assets/run_script.bat.template（注释必须纯 ASCII，末尾 pause）。
4. 目录表副本有多份时（桌面母本 + 档案室副本），每份都要同步。

阶段 6：自检（必做，别省）

python scripts/check_archive.py --root "Z:\...\2025年" --catalog "附件3：…目录.xlsx"

检查：单元数 vs 目录统计行、空单元、同名单元、命名格式（是否 4位序号-题名）、未加横杠的单元。

• 单元数对不上 → 查漏建或多建；
• 空单元 → 补扫描件，或撤掉单元（不要在目录里留空档）；
• 同名单元 → 顺源目录查是否复制自重复/混装文件夹，见 93-常见问题与坑.md 第 4 节。

最后给用户一份收尾报告：新增条数、档号区间、实体路径、遗留问题（含拿不准的判断）、日志位置。

硬性规则

1. 不猜部门、不猜年度：没问清不动手。
2. 只读本部门标准：跨部门条目不能套用。
3. 编号只在本部门块内续，档号前缀一字不改，已用档号不复用、不重排。
4. 新行插部门块末尾，不写到表尾，不打乱部门顺序。
5. 非公文不编文号，收发文/文号列留空而不是打「—」。
6. 不建空单元；归档前确认源文件存在且非空。
7. 改表先备份，改完同步所有副本。
8. 实体改名/删除不由工具进程硬试，交给用户的会话执行。
9. 判断拿不准时列选项让用户选，并在报告里标注"推定"。

参考文件索引（按需读，别全读）

资产索引（assets/）

脚本索引