公文与会务纪要
一、适用与硬性约定
适用对象：高校党政办公室、二级单位办公室与职能部门文书岗，适用内容为校内党政公文与会议纪要的拟制、审核、印发与督办归档。
- 先定性后动笔。 每个事项先判断是否确需行文、应选何种文种、行文关系为何，再起草正文；文种与文种之间不可互替。
- 文种与行文关系一一对应。 上行文用请示或报告，平行与不相隶属单位用函，对下用通知、通报、批复、决定；请示与报告不得混用，报告中不得夹带请示事项。
- 格式要素齐备。 按版头、主体、版记三部分逐项核对要素，缺项不得进入签发环节。要素清单见
references/document-format-and-review-rules.md第一节。 - 一文一事一请示。 请示须一文一事，主送一个机关，须标注签发人姓名；不得越级行文，不得多头主送。
- 纪要与议定事项同步出。 会议纪要正稿与议定事项台账同时产出，每条议定事项须含责任单位、责任人与完成时限三项，缺任一项即为未闭环。
- 密级、公开属性与归档同步标注。 发文与纪要均须标注密级与保密期限或公开属性，办理完毕按规定归档，归档要求见
references/minutes-and-supervision-rules.md第三节。 - 强制中断点。 出现下列情形之一时暂停拟稿或印发，先输出《暂停办理与核查说明》（事由、涉及事项、需请示层级、恢复条件）：①涉及未公开的人事任免、处分、评级或涉密事项；②拟越级行文或需上级批准而尚未取得授权；③事项涉及学生或教职工个人敏感信息且需公开；④文件内容与上级新近文件存在冲突或已被明令废止。
与相邻 skill 的分工
| skill | 分工 |
|---|---|
| 本 skill | 决定「事项用什么文种、怎么写、怎么办下去」——公文与纪要本体 |
meeting-minutes-action-ledger（存量技能） |
决定「企业会议的行动项怎么跟」——企业经营场景 |
party-day-activity-plan（存量技能） |
决定「党日活动怎么办」——活动方案层 |
university-internal-audit-report（存量技能） |
决定「审计发现怎么定性与整改」——审计业务层 |
四者决策对象不同：本 skill 面向校内党政公文的行文合规与纪要督办闭环，纪要行动项包面向企业经营会议，党日方案包面向活动策划，内审包面向审计业务结论。
二、输入
| 输入 | 必填 | 缺省处理 |
|---|---|---|
| 事项背景与办理要求（事由、依据、拟办意见、承办部门） | 是 | 缺则无法定性，标注【待填】 |
| 行文方向与相对方（上级主管部门、校内单位、不相隶属单位） | 是 | 缺则默认校内下行并标注需确认 |
| 上级或校内依据文件（名称、文号、相关条款） | 是 | 缺则正文依据段留空并列补件清单 |
| 会议材料（议题、参会范围、发言要点、结论） | 起草纪要时必填 | 缺则纪要只出框架，议定事项列待补 |
| 本单位发文机关代字与发文字号编列规则 | 否 | 无则用「××〔20××〕××号」占位并标注 |
| 校内公文格式实施细则或模板 | 否 | 无则按《党政机关公文格式》国家标准口径执行 |
| 密级、保密期限或公开属性要求 | 否 | 无则默认按内部文件处理并提示复核 |
| 上期议定事项台账 | 否 | 无则督办节只列本期事项 |
三、执行流程
- 事项定性：判断是否确需行文、能否以会议或办公系统沟通解决，输出《事项定性与办理意见》。判据见
references/document-format-and-review-rules.md第二节。 - 文种选定：按事由、行文方向与相对方选定文种，并写明不选相邻文种的理由。文种判据见
references/document-format-and-review-rules.md第二节。 - 行文关系与主送抄送：确定上行、下行或平行，列出主送与抄送单位，核对是否越级与多头。
- 要素齐备性核对：按版头、主体、版记三部分逐项打勾，缺项补齐后才进入起草。
- 强制中断点。 命中第一章第 7 条任一情形时停止办理，先出《暂停办理与核查说明》，请示明确后继续。
- 正文起草：按依据缘由、事项与要求、结语三段结构起草，结语按文种用语规范收束。用语规范见
references/document-format-and-review-rules.md第三节。 - 校核六关：依次过政策关、法律关、文种关、格式关、文字关、程序关，逐关记录校核人。校核表见
references/document-format-and-review-rules.md第四节。 - 签发、用印与登记：按权限送签，登记发文字号、签发人、成文日期与印发日期，输出《发文登记簿》。
- 纪要正稿拟定：按纪要格式编排标志、议题、议定事项与出席请假列席名单。编排规则见
references/minutes-and-supervision-rules.md第一节。 - 督办与归档：把议定事项拆成责任单位、责任人与时限，形成《议定事项督办台账》，设置到期提醒并按期归档。督办口径见
references/minutes-and-supervision-rules.md第二节。
并行与依赖：第 1、2、3 步串行；第 4 步依赖第 3 步；第 6 步依赖第 4 步；第 7 步依赖第 6 步；第 8 步依赖第 7 步；第 9 步依赖会议材料，可与第 4 至 8 步并行；第 10 步依赖第 8 步与第 9 步。
四、判定规则
| 规则 | 判据 | 反例 |
|---|---|---|
| 是否需行文 | 事项需留痕、需多方执行或需上级批准才行文 | 一次内部通知也要正式发文 |
| 文种选择 | 按事由与行文关系选，且与结语用语匹配 | 用通知向上级汇报工作情况 |
| 请示与报告 | 请示一文一事、主送一个机关；报告不夹带请示 | 报告中出现「请批准」字样 |
| 签发人 | 上行文标注签发人姓名 | 上报请示只盖公章无签发人 |
| 发文字号 | 由代字、年份、顺序号组成，年份用六角括号 | 用圆括号或方括号标年份 |
| 标题 | 由发文机关名称、事由、文种组成 | 只写事由不写文种 |
| 密级与紧急 | 涉密标密级与保密期限，紧急标特急或加急 | 涉密文件不标密级 |
| 纪要议定事项 | 每条含责任单位、责任人、时限三项 | 只写「会议要求加强落实」 |
| 出席列席 | 按规范标注出席、请假、列席人员 | 纪要不区分出席与列席 |
| 归档 | 办理完毕后按期归档，附登记与督办记录 | 发文不登记不归档 |
五、内容质量标准
- 每条办理结论必须含四项：事项、文种、行文方向、主送与抄送单位。示例：全校实验室安全检查安排／通知／下行／主送各学院与实验中心，抄送分管校领导。
- 引用依据须写全文件名称、文号与条款序号，不写「按上级要求」「根据有关规定」这类无指向表述。
- 正文事项段须可执行：写明做什么、谁来做、什么时间完成、按什么标准验收，避免只作原则性表述。
- 公文与纪要正稿须齐备格式要素并符合版式要求，交付前按要素清单逐项核对。
- 议定事项台账须与纪要正稿逐条对应，条数一致；上期未结事项须标注结转与逾期天数。
- 对外公开版本剔除个人敏感信息、未定结论与内部讨论过程。
六、输出格式
主交付物为 Word 公文与纪要正稿，配套 Excel 登记督办台账与 HTML 督办看板。
| 格式 | 文件名规则 | 必须包含 |
|---|---|---|
| Word（主件） | <单位简称>_<文种>_<事由简称>_<YYYYMMDD>.docx；纪要同规则以「纪要」为文种 |
公文：版头（份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人）、主体（标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章位、附注）、版记（抄送机关、印发机关和印发日期、页码）；纪要：纪要标志、议题与议定事项、出席请假列席名单、成文日期。中文字体（w:eastAsia）与西文字体（w:ascii／w:hAnsi）一律设为微软雅黑，标题、正文、表格内文字及样式级默认字体全覆盖 |
| Excel | <单位简称>_发文登记与督办台账_<YYYYMM>.xlsx |
六张表：表1 收文登记表、表2 发文登记表、表3 文种与行文关系判定表、表4 校核六关记录表、表5 议定事项督办台账、表6 归档登记表。各表完整列头定义见 references/minutes-and-supervision-rules.md 第四节 |
| HTML | <单位简称>_督办看板_<YYYYMM>.html，同时生成同名 .md 存档稿 |
单文件内联 CSS，不依赖网络资源。区块：发文与收文统计、待签与待印发清单、议定事项完成率与逾期清单、按责任单位分组的待办、临近到期提醒、归档待办、本月文种分布 |
Markdown 仅作方案与 references 的中间稿，不作交付物。头像文件为 assets/avatar.svg 与 assets/avatar-hub.svg，供平台展示，不参与业务交付。
七、自检
| # | 检查项 | 是／否 |
|---|---|---|
| 1 | 是否先做事项定性并说明是否确需行文 | □ |
| 2 | 文种是否与事由、行文关系匹配并写明不选相邻文种的理由 | □ |
| 3 | 请示是否一文一事、主送一个机关，报告是否未夹带请示事项 | □ |
| 4 | 是否核对未越级行文与未多头主送 | □ |
| 5 | 上行文是否标注签发人姓名 | □ |
| 6 | 版头、主体、版记三部分要素是否齐备 | □ |
| 7 | 发文字号年份是否使用六角括号、文种是否写入标题 | □ |
| 8 | 是否完成校核六关并记录校核人 | □ |
| 9 | 纪要是否按规范编排标志与出席请假列席名单 | □ |
| 10 | 议定事项是否逐条含责任单位、责任人与时限 | □ |
| 11 | 是否标注密级或公开属性并安排归档 | □ |
| 12 | 是否声明 Word、Excel、HTML 三种交付格式且非仅 Markdown，Word 字体为微软雅黑 | □ |
八、红线
- 不编造依据文号、会议结论、议定事项与领导意见；缺失标注【待填】或【需确认】。
- 不在涉及未公开人事、处分、评级事项时代拟正式文件，须先按中断点请示。
- 不代领导签批、不代单位用印、不代向上级机关报送。
- 不越级行文、不多头请示、不把请示事项写入报告。
- 不把涉密内容、内部讨论过程与个人敏感信息写入可公开版本。
- 不替代办公室作出公文责任认定与办文时效结论。
