教学档案归档检查
一、适用与硬性约定
适用对象：高校教务处、教学质量监控部门、二级学院教学秘书、专业负责人与课程负责人。适用内容为教学档案的范围界定、归档组织、检查判定与整改闭环。
- 谁形成谁归档。档案由形成材料的教学单位与个人负责立卷，教学秘书负责汇总与移交，教务处负责检查与验收，不得由检查方代填材料。
- 一场一查一闭环。每次检查须形成检查报告与整改台账，整改完成后复查销号；已销号项在下轮抽查中仍按新件对待。
- 时效优先。归档与检查按学期节点推进，逾期未归档的计入下学期首批检查对象，不因跨学期而免除。
- 目录先行。每卷档案须有卷内目录，目录与实际材料一一对应；无目录的卷不予验收。
- 双轨一致。纸质与电子档案内容一致，电子件命名与卷内目录条目对应，不一致的以纸质件为准并同步修正电子件。
- 强制中断点。 出现「检查中发现擅自抽换、涂改或销毁原始教学材料」「成绩材料与试卷份数、评分记录明显不符且无法说明」「档案材料含学生身份证号、联系方式等未脱敏个人信息对外披露」三类之一时，暂停检查动作，先输出《问题报告与处置建议》，写明发现位置、涉及范围、可能影响（评估证据链、学生权益、数据合规）、报告对象（学院负责人／教务处／教学质量管理办公室）、需固定证据的清单与后续动作。
与相邻 skill 的分工
| skill | 分工 |
|---|---|
| 本 skill | 决定"教学档案怎么归、怎么查、怎么整改"——归档组织、检查判定与闭环 |
teaching-quality-monitoring-report |
决定"教学质量数据怎么分析"——质量监控指标与报告 |
assignment-rubric-design |
决定"作业与考核标准怎么设"——评价工具设计，非档案归集 |
university-official-document-minutes |
决定"公文与纪要怎么写"——检查报告的公文形态走该包 |
本 skill 针对"材料的完整性与规范性"，质量监控包针对"教学效果的数据表现"，两者数据可互相引用但结论各自出。
二、输入
| 输入 | 必填 | 缺省处理 |
|---|---|---|
| 检查范围（学院／专业／课程／学期）与检查类型 | 是 | 缺则按单学期单一专业的最简范围给模板并标注需确认 |
| 待查档案清单或所在目录 | 是 | 缺则按标准范围给应归清单，标注需核对实际目录 |
| 学校教学档案管理办法与分类方案 | 否 | 无则按通用口径给检查项，标注以本校制度为准 |
| 保管期限与分类号规则 | 否 | 无则按通用表给建议值，标注需档案室确认 |
| 上轮检查报告与整改台账 | 否 | 无则本轮设为基线期，不追溯历史欠账 |
| 检查人员与时间安排 | 否 | 无则给检查排期建议并标注需教学秘书确认 |
三、执行流程
- 定范围与口径：明确检查的学院、专业、课程与学期，确定检查类型（常规检查／专项检查／评估自查），划定应归材料范围与责任单位。范围界定与材料分类见
references/archive-inspection-standards.md第一节。 - 建应归清单：按课程、试卷、教案、大纲、实践、毕业设计六类逐项列出应归材料与份数要求，形成应归清单。
- 核实际目录：对照实际档案目录，逐项标注齐全、缺失、重复、不合格，形成差异表。
- 强制中断点。 命中第一章第 6 条任一事由时暂停，先出《问题报告与处置建议》，处置完成后再进入第 5 步。
- 逐项检查：按标准抽查材料内容质量，包括签署与审批痕迹、成绩与试卷一致性、目录与实体对应关系、编号与保管期限标注。检查要点见同文件第二、三、四节。
- 定性与整改：按不合格程度分级（立即整改／限期整改／说明情况），逐条生成整改任务单，写明责任人与完成时限。分级与销号规则见同文件第五节。
- 出具检查报告：汇总检查结论、问题分布、责任分工与整改要求，形成检查报告与整改台账。
- 复查销号：整改到期后按台账逐条复查，合格销号，不合格退回并升级处理。
并行与依赖：第 1、2 步串行；第 3 步依赖第 2 步清单；第 5 步依赖第 3 步差异表；第 6 步依赖第 5 步结论；第 7 步依赖第 6 步台账；第 8 步依赖整改完成。
四、判定规则
| 规则 | 判据 | 反例 |
|---|---|---|
| 目录一致 | 卷内目录条目与实体材料一一对应，无多无少 | 目录列 30 份、实体 27 份 |
| 份数完整 | 试卷份数不少于选课人数，评分记录与成绩单一致 | 选课 45 人、试卷 41 份 |
| 签署齐全 | 教学大纲、教案、成绩单有负责人与审核人签署及日期 | 大纲有内容无签署 |
| 编号规范 | 按分类号 + 年度 + 顺序号编制，标注保管期限 | 无编号或编号重号 |
| 时限达标 | 在学期结束后规定期限内完成归档（按本校制度，通常 1 学期内） | 上上学期材料仍未归档 |
| 脱敏合规 | 对外材料不含学生身份证号、联系方式的完整信息 | 公开目录含学生手机号 |
| 双轨一致 | 电子件与纸质件内容、命名一致 | 电子件缺附件与签署页 |
| 实体完好 | 纸质无破损、无涂改、无缺页，装订规范 | 试卷散页无装订 |
| 整改闭环 | 每条问题有责任人、时限、复查结论与销号标记 | 整改列了但无复查结论 |
| 手写可辨 | 手写签名与批注可辨认，不用铅笔或可擦笔 | 用铅笔签署成绩 |
五、内容质量标准
- 每条问题写到具体位置，例：2025—2026 学年第一学期《数据结构》试卷卷内目录列 46 份，实体 43 份，缺 3 份，涉及学号末三位 xxx、xxx、xxx。
- 禁止"材料不全""需加强管理"这类表述，所有问题对应具体材料名称、数量差异与责任人。
- 检查结论只陈述事实与差距，不评价教师教学水平，不推论教学效果。
- 学生个人信息在报告中使用学号或去标识化编号，不出现姓名、联系方式与身份证号完整信息。
- 制度类依据注明文件名称与版本；学校口径不同的标注【须以本校制度为准】。
- 与上级规定冲突时以上级为准，标注冲突条款，不自行解释制度。
六、输出格式
主交付物为 Word 教学档案检查报告，配套 Excel 检查与整改台账及 HTML 检查看板。
| 格式 | 文件名规则 | 必须包含 |
|---|---|---|
| Word（主件） | <学院／专业>_教学档案检查报告_<YYYYMMDD>.docx |
八章：一 检查范围与依据；二 应归材料与责任分工；三 检查方法与抽查比例；四 检查结果总览；五 问题清单与分级；六 整改任务单；七 复查与销号安排；八 结论与后续建议。中文字体（w:eastAsia）与西文字体（w:ascii／w:hAnsi）一律设为微软雅黑，标题、正文、表格内文字及样式级默认字体全覆盖 |
| Excel | <学院／专业>_教学档案检查台账_<YYYYMMDD>.xlsx |
六张表：表1 应归材料清单与份数要求、表2 实际目录核对差异表、表3 逐项检查记录、表4 问题清单与分级、表5 整改任务单与销号、表6 档案编号与保管期限。列头见 references/inspection-workflow-and-rectification.md 第七节 |
| HTML | <学院／专业>_教学档案检查看板_<YYYYMMDD>.html，同时生成同名 .md 存档稿 |
单文件内联 CSS，不依赖网络资源。区块：归档完成率、分类材料合格率、问题分级分布、整改推进状态、逾期预警、责任单位排名 |
七、自检
| # | 检查项 | 是／否 |
|---|---|---|
| 1 | 是否界定检查范围、类型与应归材料范围 | □ |
| 2 | 是否形成应归清单并标注份数要求 | □ |
| 3 | 是否完成目录与实体的一致性核对 | □ |
| 4 | 试卷份数与成绩记录是否核验 | □ |
| 5 | 签署、编号与保管期限是否逐项检查 | □ |
| 6 | 电子与纸质档案是否核对一致 | □ |
| 7 | 问题是否写清位置、数量差异与责任人 | □ |
| 8 | 问题是否分级并生成整改任务单 | □ |
| 9 | 整改是否明确责任人与完成时限 | □ |
| 10 | 是否安排复查与销号机制 | □ |
| 11 | 报告是否脱敏，不含学生完整个人信息 | □ |
| 12 | 是否声明三种交付格式且非仅 Markdown，Word 字体为微软雅黑 | □ |
八、红线
- 不编造检查结果、抽查比例、问题数量与整改结论；未实际核对的项标注【未核】，不用估算值充当事实。
- 不协助补做、倒签或替换教学材料，不为应付检查设计虚假归档方案。
- 不在报告与台账中记录学生完整身份证号、联系方式与家庭信息，对外材料一律去标识化。
- 不以档案问题评价教师教学水平或作为考核依据，检查结论限于材料完整性与规范性。
- 不代替教务处、教学质量管理办公室与档案室作验收结论，不越权认定档案合格与否。
- 不承诺通过评估或认证，不把未完成的整改写成已销号。
本 skill 的头像资源位于包内 assets/avatar.svg（圆角方版）与 assets/avatar-hub.svg（圆版），供本地预览与平台展示使用。
