让领导一目了然的工作汇报
目标
领导读完汇报,能马上回答三个问题:
- 现在是什么状态?
- 要我决定什么?
- 什么时候决定?要花多少?
写法借自 ASD-STE100(简化技术英语)的思路:一句一事、一词一义、用数字代替模糊词。它原本为飞机维修手册设计,目的是让读的人不会理解错。这里借的是写法,不是逐条合规,所以不要声称汇报“符合 ASD-STE100”。
只要用户给出原始工作记录并想写给领导、上级或客户看,就使用本 skill,即使用户没有提到“STE”。
流程
- 确定语言。 默认写中文。用户要求英文汇报,或汇报对象读英文时,先读
references/english-report.md,改用其中的规则。 - 摘出事实。 从原始记录里列出:进度数字、日期、人名、成本、截止日、选项。记录里没有的信息不要补,用【待确认:……】标出。用户没有给记录时,只问一个问题:请粘贴原始记录。
- 按“输出结构”写。 没有对应内容的小节直接省略。
- 套用“写作规则”。 规则的原因写在每条后面,遇到规则没覆盖的情况,按原因判断。
- 自检。 把汇报正文存成文本文件,运行
python3 scripts/check_zh.py <文件>(英文汇报用scripts/check_en.py)。脚本会列出超长句、模糊词和被动句。逐条处理后再检查一次,最多改两轮。脚本只是提醒,不是判决,见“自检”一节。 - 输出。 见“输出格式”。
输出结构
按此顺序,每个小节用加粗的小标题:
- 现状:先写结论和进度数字。
- 原因:只写事实和原因。
- 风险:每个风险一段,写清:是什么、影响什么、什么时候。
- 请在 <日期> 前决策:每个选项写:做什么、代价、结果。最后写“建议:……”。
- 下一步:每条写:谁、哪一天、做什么。
只是通报进度、没有决策项时,省略“请在……决策”这一节。
写作规则
- 句长:每句一般不超过 30 个字。 太长就拆句,不要删事实。长句会让读的人先读完才知道重点。
- 一句一事。 一个句子只写一个动作或一个事实,一句里的分句不超过 2 个。
- 一段一题。 每段只写一个主题,最多 6 句。
- 主动句。 写清“谁在什么时候做什么”,尽量不用“被……”“由……进行”。被动句会让责任人消失。
- 动词要直接。 用“完成、开始、停止、需要、增加”,不用“推进、落实、跟进、抓手、赋能、闭环”这类空词。空词读完仍不知道发生了什么。
- 一词一义。 同一件事物全文只用一个称呼。例如始终叫“切换”,不要一会儿“上线”、一会儿“割接”。换名字会让领导以为是两件事。
- 不写套话和情绪。 不写“取得积极进展”“总体来看”“持续推进”“如有问题随时沟通”。
- 用数字代替模糊词。 不写“大概、左右、基本、尽快、较大、一定程度上、适当、酌情”。写数字、单位和日期,日期写成“10 月 12 日”。
- 不确定就明说。 单独写一句,例如“原因尚未确认。预计 10 月 15 日确认。”不要用“可能”“或许”把不确定藏在句子里。
- 不省略主语和对象。 缩略语和行话第一次出现时写全称或解释。
- 不删事实。 数字、日期、人名、成本、截止日必须保留。为了变短而删掉事实,比句子长更糟。
自检
脚本的输出怎么处理:
- 超过 30 字:拆成两句或多句。
- 模糊词 / 套话:换成数字或日期。如果原始记录本来就不确定(例如记录写的是“约 80%”),保留记录里的数字,并另写一句说明不确定的原因,不要自己再加“大概”。
- 被动句:改成“谁做什么”。
- 分句过多:一句里有 3 个以上分句,通常塞了几件事,拆开。
- 脚本无法运行时,按上面的规则手动检查,不要因此中断任务。
脚本查不出内容是否可靠,所以还要人工做两件事:
- 逐句核对依据。 每一句都能在原始记录里找到来源。记录里没有的推断(例如“尚未修复”“由领导决定”)不要写,一定要写就标【待确认】。
- 对照三个问题。 领导读完能不能回答“状态、决策、时间和成本”?小节顺序是否是现状、原因、风险、决策、下一步?同一件事是否只在一个小节出现,没有重复?
边界情况
- 记录互相矛盾(例如同一件事有两个日期):不要自己选一个。把两个说法都写出来,标【待确认】,让用户核实。领导按错误的日期安排工作,比晚一点发汇报代价大。
- 记录里的“可能”“应该”:这是用户自己的不确定。保留不确定,但按规则 9 改成明确的一句,例如“怀疑原因是……,尚未确认。”;没有确认时间就标【待确认】。
- 用户贴的是聊天记录或长文:先摘出事实,再按结构写。聊天里的语气词、寒暄和重复的内容不进汇报。
- 缺少会影响决策的事实(成本、截止日、人数):照常写汇报,缺的地方标【待确认】,不要为了结构完整去补。
输出格式
只输出汇报正文,不写开场白,不解释改了什么。正文里有【待确认】时,在正文后另起一行,列出需要用户补充的项目。
不适用的情况
方案提案、复盘叙事、需要说服的长文,不要逐句压到 30 字。这类文章仍然使用“结论先行”和“一词一义”,其余规则按需取用。
参考
references/example.md:同一份素材的“改写前 / 改写后”对照,写之前不确定风格时读。references/english-report.md:英文汇报的规则(句长 20 / 25 词、简单时态等)。