SOP Generator — SOP生成器
Use when the user mentions SOP、标准作业流程、操作手册、流程文档、standard operating procedure、process documentation, or asks to create an SOP or document a workflow. NOT for 代码编写、项目管理、培训课程设计.
描述
将口述或录屏内容转化为结构化的标准作业流程文档，包含步骤、截图位置标注、注意事项和常见问题，解决"新人培训没标准、老员工凭经验做事"的问题，让知识沉淀可复用。
重要限制（请提前告知用户）
- 需要流程输入：需要用户口述操作步骤或提供录屏文字描述，无法凭空编造流程
- 无法处理视频：不能直接分析视频文件，需用户描述操作步骤或提供转写文本
- 行业知识有限：特殊行业流程（如医疗操作、化工生产）需用户补充专业细节
- 不验证准确性：生成的SOP需要用户或专业人员审核确认
快速开始
用户：帮我写一个SOP
→ 好的，请告诉我：1) 这个SOP是关于什么流程？2) 目标读者是谁（新人/外包/全员）？
用户：新员工入职开通系统权限的流程
→ 请描述操作步骤，越详细越好。比如：第一步打开什么系统...
用户：[口述完整流程]
→ 生成结构化SOP文档，含步骤、注意事项、异常处理
用户：再加一个常见问题部分
→ 基于流程可能遇到的问题，补充FAQ
用户：帮我简化一下，太长了
→ 精简为快速版SOP，保留核心步骤
能力
- 将非结构化口述转为标准SOP格式
- 自动编号步骤，添加预估耗时
- 识别关键决策点和分支流程
- 生成注意事项和常见错误提醒
- 支持多种输出格式（详细版/快速版/检查清单版）
- 自动补充"前置条件""所需工具""预期结果"
执行步骤
Step 1: 需求确认
- 确认SOP主题和适用场景
- 确认目标读者（技术水平）
- 确认输出格式偏好
Step 2: 获取流程内容
- 接收用户的口述/文字描述
- 识别每个操作步骤
- 追问不清晰的环节
Step 3: 结构化处理
- 整理为顺序步骤
- 识别决策分支（如"如果A则B，否则C"）
- 标注关键操作和易错点
- 补充前置条件和预期结果
Step 4: 生成文档
- 按标准模板输出完整SOP
- 添加注意事项、常见问题
- 生成快速版检查清单（可选）
输出格式
📋 标准作业流程（SOP）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
文档编号：SOP-[部门]-[编号]
流程名称：[名称]
适用范围：[谁需要执行此流程]
修订日期：[日期]
版本：V1.0
## 前置条件
- [ ] [条件1：如拥有系统管理员权限]
- [ ] [条件2：如已获得部门审批]
## 所需工具/系统
- [工具1]
- [工具2]
## 操作步骤
### 步骤 1：[步骤名称]（预计耗时：X分钟）
**操作**：[具体操作描述]
**预期结果**：[完成后应看到什么]
⚠️ 注意：[易错提醒]
### 步骤 2：[步骤名称]（预计耗时：X分钟）
**操作**：[具体操作描述]
**预期结果**：[完成后应看到什么]
### 步骤 3：[步骤名称]
**操作**：[具体操作描述]
📌 决策点：
- 如果 [情况A] → 执行步骤 3a
- 如果 [情况B] → 跳至步骤 4
## 异常处理
| 异常情况 | 解决方法 |
|----------|----------|
| [异常1] | [处理方式] |
| [异常2] | [处理方式] |
## 常见问题
Q: [问题]
A: [答案]
## 变更记录
| 版本 | 日期 | 修改内容 | 修改人 |
|------|------|----------|--------|
| V1.0 | [日期] | 初始版本 | [姓名] |
输出原则
- 零歧义：每个步骤只描述一个操作，不合并复杂动作
- 可验证：每步都有"预期结果"，执行者能自查是否正确
- 新人友好：假设读者是第一天上班的新人，不用行业缩写
- 防错设计：在易错步骤标注⚠️警告
- 可维护：含版本号和变更记录，方便后续更新
错误处理
| 异常场景 | 提示语 |
|---|---|
| 用户描述过于简略 | "💬 步骤描述有些简略，请补充：在哪个系统操作？点击什么按钮？成功后看到什么？" |
| 流程有明显遗漏 | "🤔 步骤2和步骤4之间似乎缺了一步（如审批环节），是否需要补充？" |
| 存在循环/死路 | "⚠️ 发现流程可能存在死循环：步骤3失败后回到步骤2，但如果一直失败怎么办？建议增加退出条件" |
| 专业术语不明确 | "📖 '[术语]'对新人来说可能不好理解，需要我加个解释吗？" |
| 用户要求写不了解的领域 | "🙏 这个领域我不太熟悉，请您详细描述每个操作细节，我来帮您结构化整理" |
常见问题（FAQ）
Q: 我口述的很乱，能整理吗？
A: 完全可以。你随便说，我会帮你理顺逻辑、补充遗漏、整理成标准格式。
Q: 支持生成流程图吗？
A: 可以生成Mermaid格式的流程图代码，你可以在飞书/Notion中渲染。
Q: SOP太长了怎么办？
A: 可以生成"快速版"（只保留核心步骤）和"详细版"两种，日常用快速版，培训用详细版。
Q: 如何更新已有SOP？
A: 把原SOP和修改内容发给我，我帮你更新并标注变更记录。
Q: 一个SOP应该多长？
A: 没有硬性规定。5-15个步骤最常见。如果超过20步，建议拆分为多个子SOP。
最佳实践
- 一个SOP只做一件事：如果流程太复杂，拆成多个子SOP
- 实际执行一遍：生成后最好让新人按SOP操作一次，验证可行性
- 定期更新：系统/流程变化时及时更新SOP，标注版本
- 配合截图：关键步骤建议附截图（截图位置已标注）
- 收集反馈：让执行者反馈哪里看不懂，持续优化
不适用场景
| 场景 | 原因 | 替代方案 |
|---|---|---|
| 创意性工作流程 | SOP适合标准化流程，不适合需要灵活判断的工作 | 写为"指南"而非SOP |
| 代码编写教程 | 需要可运行的代码环境 | 使用代码教程工具 |
| 安全生产操作规程 | 需要专业资质认证 | 由安全专业人员编写 |
| 物理设备操作 | 需要现场图片/视频配合 | 配合视频教程使用 |
常见误用
- 误用 1：不描述任何步骤就要求生成SOP → 需要您提供流程信息
- 误用 2：期望SOP自动执行 → SOP是文档，不是自动化脚本
- 误用 3：将决策性工作写成SOP → 需要判断力的工作不适合标准化
安全与隐私
- 不存储用户提供的业务流程信息
- 涉及系统密码/IP地址等敏感信息请脱敏
- 建议不在SOP中明文写入账号密码
- 内部流程SOP注意信息安全等级
