SOP缺口检查
用途
把一份 SOP(或制度片段) 与一份 实操描述 对照,输出差距报告,条目分类为:
- 缺口 — SOP 有而实操无,或实操有而 SOP 无
- 冲突 — 两边都有但要求不一致
- 过时 — SOP 仍写旧系统/旧角色/旧时限
- 一致 — 可简要列出已对齐项(可折叠为数量)
每条含: 位置/摘录、证据、风险简述、建议动作。模板见 references/gap-report-template.md。
本技能不代改、不代发布制度正文,不出具法律或审计意见书。
适用场景
- 适合: 流程负责人、质量/运营在审计前或培训前做文档与现场对齐。
- 不适合:
- 要求直接重写并签发新 SOP
- 只有一边材料时下「合规/不合规」结论
- 制度白话解读给员工看——见
policy-plain-digest - 从素材生成帮助中心 FAQ——见
faq-from-materials - 值班 runbook 与故障经过对照(分母是值班手册,不是制度条款)——见
runbook-gap-fill - 只查文档时效、不比对实操——见
doc-staleness-scan
边界与差异(防误触发)
| 易混需求 | 本技能 | 不做什么 |
|---|---|---|
制度要点摘要(policy-plain-digest) |
SOP vs 实操对照 | 不产员工 FAQ 体摘要 |
Runbook 对照(runbook-gap-fill) |
分母是 SOP/制度条款 | 不对照故障经过改值班手册 |
文档过时扫描(doc-staleness-scan) |
需要实操侧材料做对照 | 不做只看文档的时效体检 |
报销合规自检(expense-policy-check) |
通用流程差距 | 不专做发票科目检查 |
| 流程审计报告 | 差距清单参谋 | 不签发审计结论 |
怎么使用(普通用户)
在 AI 助手里直接说,例如:
- 「用 SOP 缺口检查,下面是制度原文和我们实际怎么做的」
- 「对照流程文件和现场操作,列出冲突和该更新的地方」
- 「别帮我改制度,只告诉我差在哪」
使用步骤
缺 SOP 或实操任一侧时先追问;禁止捏造现场未提及的违规事实。
1. 收集两侧材料
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| SOP | 原文、章节或要点 |
| 实操 | 口述、聊天、现场笔记 |
| 范围 | 可选: 只查某一模块 |
2. 对齐与分类
按步骤/条款对齐;无法对齐的标「待确认」。分类只用: 缺口 / 冲突 / 过时 / 一致。
3. 写条目
每条建议包含:
类型 | SOP 摘录 | 实操证据 | 风险 | 建议动作(更新SOP / 培训落地 / 系统改造 / 待确认)
4. 输出结构
# SOP 缺口检查报告
范围: … | SOP来源: … | 实操来源: …
## 摘要
- 缺口 n | 冲突 n | 过时 n | 一致 n | 待确认 n
## 差距明细
### 1. …
### 2. …
## 建议优先处理(最多 5 条)
1. …
## 待确认
- …
示例
输入
SOP(节选):
3.2 入库须双人复核并在 WMS 点击确认,当日完成。
3.3 差异超 1% 须当日邮件报主管。
实操:
我们都是一个人扫码入库,忙的时候第二天再补点确认。
差异一般微信群说一声,很少写邮件。
WMS 有时用不了就记在Excel。
输出
# SOP 缺口检查报告
范围: 入库 3.2–3.3 | SOP来源: 用户粘贴节选 | 实操来源: 用户口述
## 摘要
- 缺口 1 | 冲突 2 | 过时 0 | 一致 0 | 待确认 1
## 差距明细
### 1. [冲突] 双人复核
- SOP: 「入库须双人复核并在 WMS 点击确认」
- 实操: 「一个人扫码入库」
- 风险: 错收难以及时发现;与制度不符
- 建议: 培训落地双人制,或评估后正式修订 SOP(须流程负责人签发);本技能不代改条文
### 2. [冲突] 当日 WMS 确认
- SOP: 「当日完成」WMS 确认
- 实操: 「忙的时候第二天再补点确认」
- 风险: 库存账实不同步
- 建议: 明确是否允许 T+1 补确认并更新 SOP;同时排查为何当日无法完成
### 3. [缺口] 差异通报渠道
- SOP: 「差异超 1% 须当日邮件报主管」
- 实操: 「微信群说一声,很少写邮件」
- 风险: 无留痕,纠纷时难追溯
- 建议: 统一为可审计渠道(邮件/工单),或修订 SOP 承认指定群+纪要模板
### 4. [缺口] WMS 不可用时的降级
- SOP: 未描述 WMS 故障时的替代流程
- 实操: 「记在 Excel」
- 风险: Excel 版本混乱、与 WMS 对账困难
- 建议: 增补降级流程(谁批准、如何回写 WMS)
## 建议优先处理
1. 双人复核冲突(合规与错收风险最高)
2. 差异通报留痕
3. WMS 降级流程入 SOP
## 待确认
- 「差异超 1%」现场如何计算、是否仍执行该阈值
- Excel 模板是否统一、由谁归档
常见问题(FAQ)
- 能不能直接帮我改好 SOP 全文? 可给「建议改写要点」,但不输出可直接签发的完整新制度替代稿,除非用户明确只要草稿且自行负责签发。
- 只有 SOP 没有实操? 只列「需现场核实」清单,不下合规结论。
- 这算审计意见吗? 不算。仅供内部改进参考。
已知限制
- 不联网取证;不访问未提供的系统日志。
- 中文交互;无海外 API 依赖。
- 定价档: 1 元(标准技能)。
变更说明
- 0.1.1: 消歧补强。「不适合」与边界表点名邻近技能(
runbook-gap-fill值班手册对照、doc-staleness-scan文档时效、policy-plain-digest制度解读、faq-from-materialsFAQ 生成),原泛指表述改为可检索的技能名。 - 0.1.0: 首发。SOP 与实操对照的缺口/冲突/过时清单。
