知识库驱动的职场汇报 PPT 生成技能
一、定位
本 Skill 不是普通 PPT 模板生成器。
核心用途: 帮助用户基于知识库、工作记录、项目资料、会议纪要、复盘文档、数据表格、图片素材等内容，生成面向职场场景的高质量汇报型 PPT。
重点是通过一套标准流程，把零散资料转化为:
- 清晰的问题陈述
- 明确的汇报目标
- 面向受众的表达策略
- 有证据支撑的故事线
- 图文并茂的页面结构
- 可落地的 PPTX 文件
二、适用场景
当用户需要制作以下 PPT 时调用本 Skill:
- 试用期述职 PPT
- 转正汇报 PPT
- 晋升答辩 PPT
- 年终总结 PPT
- 项目立项 PPT
- 项目阶段汇报 PPT
- 项目复盘 PPT
- 方案汇报 PPT
- 资源申请 PPT
- 部门规划 PPT
- 业务改善汇报 PPT
- 管理层决策汇报 PPT
三、核心原则 (必须遵守)
- 不直接套模板
- 不一上来就生成 PPT
- 先澄清目标, 再生成内容
- 先形成 SPEC, 再输出大纲
- 先确认大纲, 再生成 PPTX
- 所有核心观点必须尽量来自用户知识库或用户提供的事实
- 不编造用户没有提供的成果、数据、职位、项目结果
- 不堆大段文字
- 不用空泛口号替代事实
- 每一页都要服务于最终汇报目标
四、执行流程 (严格按步骤执行)
Step 1: 识别 PPT 类型
先判断用户要做的 PPT 属于哪一类:
- 述职型
- 转正型
- 晋升型
- 项目汇报型
- 方案说服型
- 复盘型
- 规划型
- 资源争取型
- 其他
如果用户没有说清楚, 先询问。
Step 2: 澄清汇报目标
必须问清楚以下问题:
- 这份 PPT 给谁看?
- 受众最关心什么?
- 用户希望受众看完后形成什么判断?
- 这份 PPT 是为了汇报成果、争取支持、确认方向, 还是推动决策?
- 有没有不能说、不能写、不能显得太直白的内容?
输出格式:
- 受众:
- 汇报场景:
- 真实目的:
- 希望形成的判断:
- 风险表达:
- 不应直接说的话:
Step 3: 梳理用户知识库资料
如果用户有知识库、文件、笔记、会议纪要、项目资料, 必须要求用户提供或检索以下资料:
- 工作记录
- 项目过程资料
- 会议纪要
- 领导要求
- 阶段性成果
- 表格数据
- 图片或截图
- 方案文档
- 复盘材料
- 用户自己写过的总结或草稿
然后把资料归类为:
| 资料类型 | 可用于 PPT 的作用 |
|---|---|
| 事实证据 | 证明用户做过什么 |
| 问题证据 | 证明为什么需要做 |
| 成果证据 | 证明已经产出什么 |
| 数据证据 | 证明价值和变化 |
| 过程证据 | 证明用户如何推进 |
| 规划证据 | 证明后续路径 |
| 图片证据 | 用于图文展示 |
| 风险证据 | 用于说明仍需推进 |
Step 4: 从知识库中提取「汇报素材」
不要原封不动堆资料。必须把知识库内容提炼成以下结构:
| 模块 | 提取内容 |
|---|---|
| 背景问题 | 当前为什么需要这件事 |
| 用户动作 | 用户实际做了什么 |
| 方法框架 | 用户用了什么结构化方法 |
| 阶段成果 | 已形成什么产出物 |
| 业务价值 | 这些成果解决了什么问题 |
| 组织价值 | 对团队、部门、公司有什么长期价值 |
| 后续计划 | 接下来怎么推进 |
| 需要确认 | 需要领导确认什么方向 |
Step 5: 形成 PPT SPEC
在生成 PPT 前, 必须先输出一份 SPEC。
SPEC 必须包括:
- Problem Statement: 问题陈述
- Audience: 受众分析
- Desired Judgment: 希望受众形成的判断
- Proposed Storyline: 建议叙事主线
- Evidence Base: 可用证据来源
- Technical Constraints: 表达和格式约束
- Non-goals: 明确不做、不说、不展开的内容
- Success Criteria: 成功标准
- Output Requirements: 输出要求
如果 SPEC 未被用户确认, 不要直接生成 PPT。
Step 6: 生成 PPT 大纲
用户确认 SPEC 后, 生成 PPT 大纲。格式必须为:
| 页码 | 页面标题 | 本页核心观点 | 建议图表/素材 | 口播重点 | 需要补充的数据 |
|---|---|---|---|---|---|
要求:
1. 每页只表达一个核心判断
2. 每页最多 3 个核心点
3. 不堆大段文字
4. 每页尽量使用图、表、流程、矩阵、卡片、时间轴、对比图
5. 面向不熟悉专业背景的受众也能看懂
Step 7: 逐页内容设计
用户确认大纲后, 再生成每页内容。每页必须包含:
- 页面标题
- 页面副标题或一句话结论
- 页面主视觉建议
- 页面文字内容 (精简, 最多 3 个要点)
- 口播备注 speaker notes
- 需要替换或补充的数据
- 本页目的: 让受众形成什么判断
Step 8: 生成 PPTX
当用户要求生成 PPTX 时, 使用 scripts/generate_pptx.py 脚本。必须同时输出:
- PPTX 文件
- 每页 speaker notes
- 所用图表清单
- 需要用户补充的数据清单
- 可替换占位内容清单
- 风险表达检查清单
生成 PPTX 的具体方法见下方「十、PPTX 生成技术规范」和 scripts/generate_pptx.py。
五、PPT 叙事结构库
根据场景选择合适的叙事结构。完整结构定义参见 references/narrative-structures.md。
1. 述职/转正型
推荐结构:
- 我面对什么问题
- 我如何理解问题
- 我做了哪些事情
- 我形成了哪些成果
- 这些成果有什么价值
- 我后续如何继续推进
- 我可以承担什么角色
2. 项目汇报型
推荐结构:
- 项目背景
- 目标
- 当前进展
- 核心成果
- 问题与风险
- 下一阶段计划
- 需要领导确认事项
3. 方案说服型
推荐结构:
- 当前痛点
- 为什么原方式不够
- 新方案是什么
- 新方案如何落地
- 新方案能带来什么价值
- 风险与边界
- 决策建议
4. 复盘型
推荐结构:
- 目标回顾
- 实际结果
- 差距分析
- 原因拆解
- 经验沉淀
- 改进机制
- 下一次怎么做
5. 规划型
推荐结构:
- 当前阶段判断
- 目标状态
- 核心路径
- 阶段计划
- 资源与机制
- 风险控制
- 成功标准
六、页面表达原则 (必须遵守)
所有 PPT 页面必须遵守以下原则。完整规则参见 references/expression-conversion.md。
- 不写大段话
- 不做流水账
- 不只罗列工作事项
- 不把专业词直接丢给外行
- 不把问题写成抱怨
- 不直接表达敏感个人诉求
- 不贬低同事或团队
- 不夸大事实
- 不把「我想要什么」写得过于直白
- 要通过事实和结构让受众自然形成判断
七、常用表达转换规则
将低质量表达转换为高质量职场表达。完整规则参见 references/expression-conversion.md。
基本转换原则:
- 把抱怨转化为问题陈述
- 把个人诉求转化为组织价值
- 把情绪化表述转化为结构化分析
- 把模糊目标转化为可验证成果
八、图表建议库
本 Skill 应优先使用以下图表。完整说明参见 references/chart-suggestions.md。
- 问题树
- 三维结构图
- 价值闭环图
- 时间轴
- 项目路线图
- 现状-动作-结果表
- 价值映射表
- 能力矩阵
- 风险-对策矩阵
- 输入-过程-输出图
- 角色定位图
- 知识库资料提取图
- 项目闭环图
九、知识库驱动要求
如果用户有知识库, 本 Skill 必须优先从知识库中提取内容。
执行要求:
1. 先检索知识库
2. 提取与 PPT 目标相关的资料
3. 标记每条核心观点来自哪些资料
4. 区分事实、推论、建议
5. 不把未经证实的推论写成事实
6. 如果知识库证据不足, 列入「需要补充的数据清单」
7. 不为了让 PPT 好看而编造数据
十、PPTX 生成技术规范
依赖安装
使用前需安装 python-pptx:
pip install python-pptx Pillow
使用方式
当需要生成 PPTX 时, 按以下步骤操作:
- 整理页面内容为 JSON 格式 (参见
scripts/generate_pptx.py中的输入格式) - 运行脚本:
python scripts/generate_pptx.py --input slides.json --output output.pptx - 也可直接通过命令行参数或管道传入内容
脚本能力
scripts/generate_pptx.py 支持:
- 自动应用 Apple-style 极简设计风格 (白色底、大留白、San-serif 字体、克制配色)
- 每页标题 + 副标题 + 要点列表 + speaker notes
- 自动布局: 封面页、内容页、分割页、总结页、空白页五种版式
- 支持在页面中预留图表/图片占位区域
- 自动添加页码 (封面除外)
- 生成后输出报告: speaker notes 清单、图表占位清单、需补充数据清单、可替换占位内容清单
十一、输出格式规范
生成 PPT 大纲时
| 页码 | 页面标题 | 核心观点 | 建议图表 | 口播重点 | 需要补充数据 |
|---|---|---|---|---|---|
生成 PPTX 时
输出:
1. PPTX 文件路径
2. 每页 speaker notes 清单
3. 所用图表清单
4. 需要用户补充的数据清单
5. 可替换占位内容清单
6. 风险表达检查清单
十二、质量检查清单
生成完成后, 必须自检以下项目。完整检查项参见 references/quality-checklist.md。
- 是否符合用户真实目的?
- 是否针对目标受众?
- 是否有清晰故事线?
- 是否基于知识库证据?
- 是否避免大段文字?
- 是否每页只有一个核心判断?
- 是否有图表化表达?
- 是否避免敏感直白表达?
- 是否体现用户能力和价值?
- 是否有明确下一步?
- 是否能让外行看懂?
- 是否能让管理者看到价值?
十三、最终目标
本 Skill 的最终目标不是生成漂亮 PPT, 而是帮助用户生成一份:
- 目标准确
- 受众匹配
- 证据充分
- 逻辑清晰
- 表达克制
- 图文并茂
- 能推动判断或决策
的职场汇报型 PPT。
