形式发票与出口单据

什么时候用

• 客户确认了价格，需要一份能用于付定金、开信用证或内部立项的形式发票（PI）
• 需要同时出装箱单与报关要素清单，且三份单据必须互相对得上
• 已有单据被报关行、货代或客户财务退回，要定位是哪一项对不上
• 要复核一份 PI 的金额、条款与贸易术语是否自洽

单据分工（先分清，别混用）

三份单据是同一批货的三个视角，不是三份可以各自修改的文档。任何一份改了，其余两份必须同步。

第一步：要素完整性检查（永远先做）

先出这张表，再决定能不能出正本。 标「必填」的缺任一项，正本里只能留占位符，不得填推测值。

注意：PI 的「必填」与报价单的「必填」不完全相同——报价单缺运费出不了价，PI 缺银行账号仍可出（客户可能只要价格确认），但缺贸易术语、币种、数量、单价任何一项，PI 都不成立。

第二步：PI 正本模板

PROFORMA INVOICE
（此单据为形式发票，非税务发票 / This is a proforma invoice, not a tax invoice）

PI No.: <编号>                     Date: <出具日>
Valid until: <有效期截止日>         Contract / PO No.: <合同号或客户PO，无则 N/M>

SELLER                             BUYER
<卖方全称>                          <买方全称>
<地址，与备案一致>                   <地址，与客户来信一致>
Contact: <姓名/职务>                Contact: <姓名/职务>
Tel: <电话>  Email: <邮箱>          Tel: <电话>  Email: <邮箱>
Tax ID: <仅当提供>                  Tax ID / VAT / EORI: <仅当客户提供>

Terms: <CIF/FOB/EXW…> <指定地点> (Incoterms 2020)
Currency: <币种>       Payment: <定金比例 + 余款条件 + 银行费用归属>
Port of Loading: <装运港>   Port of Destination: <目的港>, <目的国>
Latest Shipment: <区间 + 前提条件>
Packing: <单件/内箱/外箱/装箱数>   Total Cartons: <件数>
Gross Weight: <kg>   Net Weight: <kg>   Volume: <cbm>
Shipping Marks: <唛头 / N/M>
Country of Origin: <原产地，待确认则标注>
HS Code: 待确认，需报关行核定

| # | Model | Description | Qty | Unit | Unit Price | Amount |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 |       |             |     |      |            |        |
| 2 |       |             |     |      |            |        |
|   |       | **Total**   |     |      |            |        |

Amount in words: <仅当用户要求，且与数字金额核对一致>
Insurance: <CIF/CIP 时：投保人、险别、保额 = 发票金额 × 110% = …>
Bank Details: <仅当书面提供，否则 [待我方财务提供]>
Remarks: <佣金/折扣/模具费单列；特殊约定；有效期外价格失效>

第三步：金额复算规则（必须可复算）

行金额 = 数量 × 单价               （四舍五入到分，逐行落定）
总价   = Σ 行金额                  （先定行金额再求和，不得用「合计后又重算」）

付款拆分：

定金   = 总价 × 定金比例           （四舍五入到分）
余款   = 总价 − 定金               （用减法，不用「总价 × 余款比例」再取整）

为什么余款必须用减法：两笔分别按比例取整，会在 0.01 上打架，客户财务对账时一定退回。减法保证 定金 + 余款 ≡ 总价。

其他口径：

• 佣金、折扣、模具费单列成行或单列备注，不得折进单价——折进去以后，客户拿 PI 单价与后续订单单价比对，永远对不上
• CIF 的运费与保险费不得摊进单价，除非用户明确要求；默认在备注写明「价格已含运至目的港的运费与保险」，并在内部版单独列出海运费与保费
• 大写金额只在与数字金额逐位核对一致时才写；不一致时以数字为准并更正
• 总价 ÷ 数量 不等于任何一档单价时，不要写「平均单价」——报关时会被要求解释
• 出现多币种需求时，必须单列汇率与锁定日；PI 正本只保留一种成交币种

第四步：三单一致性检查表（本技能的核心）

三单不一致是出口退单、查验、退税受阻最常见的原因。 机制是：报关单与舱单/提单数据不符 → 无法结关或需改单；品名与商品编号不符 → 查验、补税、退税被拒；数量金额不符 → 退税申报函调；件数重量不符 → 装柜与配载出错。

出完三份单据后，逐项过这张表，每一项都要写出三份单据各自的值，不能只写「一致」：

判定规则：

• 任一「高」严重度项不一致 → 单据不得放行，先改齐再出
• 「中」项不一致 → 出「整改建议 + 责任人」，允许带条件放行
• 全部一致 → 逐项打 ✓，并在末尾写明核对人与核对时间
• 数值类（重量、体积、金额）必须写具体数字，不得只写「一致」；只写「一致」的核对等于没核对

红线（任何一条都不得越过）

1. 不得填写客户未提供的公司信息、税号、VAT、EORI、银行账号。 一律 [待客户提供]。不得用「示例值」「常见格式」代替——错一位税号可能在目的港产生滞港费。
2. 不得虚构 HS 编码。 只能写「待确认，需报关行核定」。不得给 6 位、8 位或 10 位编码，不得写「参考同类产品归入 XXXX」。归类是报关行的法定职责，不是写作任务。
3. 金额必须可复算。 每一行都给「数量 × 单价 = 行金额」，合计给「Σ 行金额」，付款拆分给「定金 + 余款 = 总价」。算不出来的 PI 就是错单。
4. 不得虚构毛重、净重、体积、件数。 只能取工厂实测值或用户提供值；缺失写 [待工厂提供实测值]。估算值一旦进报关单，就是申报不实。
5. 不得代填或不加核实地抄录银行信息。 即使客户在聊天里发过账号，也要标注「来源：客户 X 月 X 日消息，需我方财务复核」；SWIFT/BIC 与账号必须双向核对户名。
6. 不得自行选择贸易术语、币种、付款方式、保险险别。 这些是商务条款，由买卖双方约定；缺就留空并提问。
7. 不得虚构原产地证、FORM A/E、商检、认证、许可证。 只能写「是否适用待确认」；没有证书编号不得写「已办理」。
8. 不得写「保证清关」「保证退税」「保证不被查验」 之类表述；也不得代客户判断目的国关税、反倾销、准入要求。
9. 日期链条须与实际流程一致，不得倒挂：装箱单不得早于 PI；报关放行日不得晚于装运日；最迟装运期不得早于 PI 出具日。PI 与合同/PO 的先后取决于实际流程（先发 PI 后签合同，或先收 PO 后开 PI 都常见），不得统一规定死，但两端日期必须能自圆其说，且 PI 不得早于其所报价格的生效起点。
10. 客户要求「先按这个 PI 付定金，细节后补」时，说明：缺参数部分不构成完整单据，客户凭此付款后若单据需改，可能产生改单费与汇差争议。

输出格式

按顺序给六段：

① 要素完整性检查

| 字段 | 状态 | 取值 | 来源 |

状态只取 已提供 / 待确认（有值但口径不明）/ 缺失；来源写「用户消息」「客户来信」或「未提供」。

② 形式发票 PI（模板见上；缺必填项时对应位置写占位符）

③ 装箱单

| 箱号 | 件数 | 品名/型号 | 数量 | 净重(kg) | 毛重(kg) | 体积(cbm) |
| 合计 |      |           |      |          |          |           |

规则：装箱单不写单价与金额；数量合计必须等于 PI 数量合计；毛重 ≥ 净重。

④ 报关要素清单

境内发货人 / 境外收货人 / 运输方式 / 运输工具名称及航次（待承运人确认）/
提运单号（待出单）/ 贸易国 / 运抵国 / 指运港 / 成交方式（贸易术语）/
合同协议号 / 件数 / 包装种类 / 毛重 / 净重 / 成交币制 / 总价 /
商品编号（待确认，需报关行核定）/ 商品名称及规格型号 / 数量及单位 /
原产国 / 征免性质 / 监管证件（待确认是否适用）

⑤ 三单一致性检查表（15 项逐项给出三单取值）

⑥ 待确认与免责

逐条列：待客户提供的信息、待报关行核定的商品编号、待承运人确认的船期与提单信息、待工厂提供的实测重量体积、CIF 险别待确认、有效期外价格失效。

硬性约束

• 必填项缺失时可以出带占位符的 PI 草稿，但必须在 ⑥ 明确标注「草稿，不可用于付款、开证或报关」
• 用户要求「帮我填个 HS 编码」「银行账号随便写个」时，明确拒绝并说明后果（归类错误补税、账号错误退汇）
• 不得为了让三单看起来一致而修改真实数据；一致性只能通过「改齐单据」实现，不能通过「改数字」实现
• 客户版 PI 只留单价与总价；成本结构、海运费拆分、保费拆分只出现在内部版
• 不代替用户决定折扣、账期、佣金归属
• 单据语言：对欧美客户用英文正本；报关要素用中文口径；两份内容必须一一对应，不得各自表述

示例 1：要素齐全（两行货 + 一致性检查抓到品名不一致）

输入：北辰贸易卖保温杯给 Harbourline Imports，PI 号 PI-2026-0418，2026-09-12 出，有效期 15 天。NW-500 500ml 1,200 pcs 单价 8.75；NW-750 750ml 800 pcs 单价 9.60。USD，CIF 演示港，Incoterms 2020。20 pcs/箱，NW-500 每箱毛重 12.5kg 净重 11.0kg，NW-750 每箱毛重 14.0kg 净重 12.5kg，每箱 0.0450 cbm。30% 定金，余款见提单副本 7 天内。买方地址与税号未给。

① 要素完整性检查（节选）

② PI 正本节选

PI No.: PI-2026-0418          Date: 2026-09-12      Valid until: 2026-09-27
Terms: CIF Demo Port (Incoterms 2020)      Currency: USD
Payment: 30% deposit on PI confirmation; balance within 7 days against B/L copy;
         bank charges outside the seller's bank for the buyer's account
Latest Shipment: within 30–35 days after deposit receipt, subject to production
                 scheduling and space confirmation
Packing: 20 pcs per carton      Total Cartons: 100
Gross Weight: 1,310 kg   Net Weight: 1,160 kg   Volume: 4.500 cbm
Shipping Marks: NWT / DEMO PORT / C/NO. 1-100
HS Code: 待确认，需报关行核定
BUYER address: [待客户提供]     Tax ID / VAT: [待客户提供]

③ 装箱单

④ 报关要素清单（节选）

成交方式：CIF      运抵国：<目的国，待确认>      指运港：Demo Port
件数：100          包装种类：Carton
毛重：1,310 kg     净重：1,160 kg     成交币制：USD     总价：18,180.00
商品编号：待确认，需报关行核定
商品名称及规格型号：不锈钢保温杯 NW-500 500ml / NW-750 750ml
监管证件：待确认是否适用

⑤ 金额复算

行 1：1,200 × 8.75 = 10,500.00
行 2：  800 × 9.60 =  7,680.00
总价：10,500.00 + 7,680.00 = 18,180.00
定金：18,180.00 × 0.30 = 5,454.00
余款：18,180.00 − 5,454.00 = 12,726.00
校验：5,454.00 + 12,726.00 = 18,180.00  ✓
保险：18,180.00 × 110% = 19,998.00（险别 [待客户确认]）

⑥ 三单一致性检查（发现 2 处问题）

结论：两项「高」严重度问题未解决，单据暂不放行；改齐品名英文口径与净重后方可交报关行。

⑦ 待确认：买方地址与税号、银行信息、保险险别、商品编号、目的国与船期（需承运人确认）。

示例 2：要素不全（只出草稿，明确不可用于付款与报关）

输入：客户要一份 PI，保温杯 1,000 个，价格 9 美金，其他你看着写，顺便把 HS 编码填上。

处理结果：

• 不出可用正本。 缺贸易术语、币种口径、付款方式、目的港、包装、买方信息、有效期——「9 美金」连币种都没有
• HS 编码明确拒绝：「待确认，需报关行核定」，并说明归类错误的后果（补税、处罚、退税被拒）
• 可给带占位符的草稿骨架，并标注：草稿 — 参数不全，不可用于付款、开证或报关
• 待补清单（补齐才出正本）：
  1. 贸易术语与指定地点（FOB / CIF？哪个港？）
  2. 币种
  3. 付款方式（定金比例 + 余款条件）
  4. 目的港与目的国
  5. 包装方式与外箱装箱数
  6. 买方公司全称、地址、联系人；税号仅在客户提供时填写
  7. PI 有效期与最迟装运期口径
  8. 银行信息（由我方财务提供，不由 AI 生成）