Process Optimization Tool - 企业流程梳理与优化工具

Overview

面向流程治理专职团队的企业级流程梳理与诊断工具。通过结构化方法，将散落在人脑、文档或会议纪要中的业务流程，转化为可视化的标准流程图、五维度诊断分析报告、可落地的优化方案，最终输出 HTML 交互页面（便于在线浏览和评审）和 Word/PDF 报告（用于归档分发）。

When to Use

• 用户提供流程描述、现有制度文档、访谈纪要，需要梳理成流程图
• 用户希望诊断现有流程的瓶颈、冗余、断点、风险点
• 用户需要输出流程优化建议和重构后的标准流程
• 用户希望生成可视化的流程图用于汇报、培训、评审
• 用户希望生成标准 SOP 文档（Word/PDF 格式）
• 用户希望搭建流程知识库（流程图谱 + 关联制度/系统）

不适用场景：纯数据可视化（不是流程图）、代码流程图（用 mermaid-diagram skill 更合适）、单点流程说明（不需要诊断优化）。

Core Capabilities

1. 多模态输入采集

• 自然语言描述：用户口述/写作流程步骤、节点、角色
• 文档解析：上传 Word/PDF/Excel 制度文档，自动提取流程信息
• 问答引导式：通过结构化访谈提问，一步步还原流程全貌

2. 流程结构化建模

• 提取流程的 7 个核心要素：环节、角色、系统、KPI、规则、文档、风险
• 支持多种图型：流程图、泳道图、BPMN、价值流图
• 输出 Mermaid 源代码（可二次编辑）+ 高清渲染图

3. 五维度诊断分析

• 效率维度：识别串行可并行、冗余环节、等待时间过长
• 合规维度：识别监管要求、内控要点、审计风险
• 协同维度：识别跨部门断点、系统断点、信息断点
• 成本维度：识别人力、时间、资金的浪费环节
• 风险维度：识别单点故障、关键人依赖、合规红线

4. 优化方案生成

• 提供三档方案：保守改进、平衡重构、激进再造
• 每个方案含：变更要点、影响范围、预期收益、实施难度、风险提示
• 支持输出重构后的标准流程图（Before/After 对比）

5. 多形态输出

• HTML 交互页面：含可缩放流程图、详情弹窗、章节导航、暗色模式
• Word 报告：含目录、页眉页脚、表格、流程图嵌入、附录
• Mermaid 源文件：便于后续修改和导入其他工具

Workflow

按以下 6 步顺序执行流程梳理任务：

Step 1: 流程信息采集

根据用户提供的输入形式，分三条路径采集流程信息。

路径 A：自然语言描述
- 用户口述/写作的流程描述
- 示例：客户下单→销售审核→财务收款→仓库发货→物流配送→签收回单
- 输出：原始描述 + AI 提取的 7 要素

路径 B：已有文档
- 上传 Word/PDF/Excel/PPT 等制度文档
- 解析流程段落、操作步骤、责任分工、附件表单
- 输出：文档结构化摘要 + 提取的流程

路径 C：问答引导式
- 按 references/process-interview-questions.md 的引导问题进行结构化访谈
- 推荐问题清单（按主题分类）：
- 流程概述：流程目的、适用范围、起止点
- 角色职责：参与的部门/岗位、责任人
- 步骤细节：每步做什么、用什么系统、生成什么文档
- 时间成本：每步耗时、整体周期、瓶颈环节
- 风险控制：异常处理、合规要求、审计要点
- 数字化：系统支撑、断点、手工环节

详细访谈模板见 references/process-interview-questions.md。

Step 2: 流程结构化建模

将采集到的流程信息结构化为标准模型：

流程模型 = {
  name: "流程名称",
  purpose: "流程目的",
  scope: "适用范围",
  trigger: "触发条件",
  end_condition: "结束条件",
  steps: [
    {
      no: 1,
      name: "环节名称",
      actor: "执行角色/部门",
      system: "所用系统",
      input: "输入物料",
      output: "输出物料",
      duration: "耗时",
      rules: "业务规则",
      risk: "风险点"
    },
    ...
  ],
  kpis: ["周期时长", "差错率", ...],
  exceptions: ["异常处理路径"]
}

详细建模规范见 references/process-modeling-spec.md。

Step 3: 流程图绘制

根据结构化模型，使用 Mermaid 绘制流程图。

图型选择决策树：
- 单一角色 + 线性流程 → flowchart TD（标准流程图）
- 多角色 + 跨部门协作 → flowchart LR + subgraph（泳道图）
- 含分支判断 → flowchart TD + 菱形判断节点
- 时序性强 + 角色清晰 → sequenceDiagram（时序图）
- 状态流转 → stateDiagram-v2（状态机图）
- 端到端价值流 → flowchart LR + 时间轴标注（价值流图）

常用 Mermaid 模板见 assets/mermaid-examples/：
- flowchart-basic.md - 基础流程图
- swimlane.md - 泳道图
- branching.md - 分支判断图
- sequence.md - 时序图
- state-machine.md - 状态机图

Step 4: 五维度诊断分析

按 references/diagnosis-framework.md 的五维度框架进行诊断：

维度 1：效率
- 是否存在串行可并行的环节
- 是否有冗余审批/重复录入
- 等待时间和处理时间比例（增值比）
- 周期时长是否合理

维度 2：合规
- 是否符合监管要求（如合同法、税法、食品安全法等）
- 内控要点是否齐备（不相容职责分离、授权审批、凭证留痕）
- 审计追溯链条是否完整
- 数据隐私保护是否到位（GDPR/个保法等）

维度 3：协同
- 部门间断点（信息/物料/责任）
- 系统间断点（数据孤岛、人工搬运）
- 时区/地点断点
- 上下游衔接缺口

维度 4：成本
- 人力投入（按部门/岗位）
- 时间成本（按环节）
- 资金占用（如应收账款周期）
- 系统投入产出比

维度 5：风险
- 单点故障（关键人/关键系统）
- 合规红线（监管处罚风险）
- 操作风险（人为差错）
- 声誉风险（客户/媒体关注）

每个问题给出：严重等级（高/中/低）+ 现状描述 + 影响评估 + 改进方向。

Step 5: 优化方案生成

基于诊断结果，生成三档优化方案：

每个方案包含：
- 变更要点：具体改动清单
- 影响范围：涉及的部门/系统/人员
- 预期收益：量化收益（时间、成本、风险）
- 实施路径：分阶段实施步骤
- 风险提示：可能的反弹和应对

Step 6: 多形态输出

输出 1：HTML 交互页面

使用 assets/html-template/process-report.html 模板，输出包含：
- 顶部导航（章节锚点）
- 流程概览（关键指标卡片）
- 流程图（可缩放、可点击查看环节详情）
- 诊断分析（5 维度雷达图 + 问题清单）
- 优化方案（Before/After 流程图对比）
- 附录（流程定义表、相关制度链接）

模板代码见 assets/html-template/process-report.html。

输出 2：Word 报告

使用 docx-typesetting skill 的标准化排版，输出包含：
- 封面（流程名称、版本、日期、编制人）
- 目录（自动生成）
- 页眉（公司名称 + 流程编号）
- 页脚（页码 + 机密标识）
- 正文章节：流程概述 / 流程图 / 现状分析 / 诊断问题 / 优化方案 / 实施计划
- 附录：流程定义表、KPI 字典、相关制度清单

Decision Tree: 何时调用本 Skill

用户提出流程相关需求
├─ 是流程诊断/优化类？
│  ├─ 是 → 继续本 Skill 工作流
│  └─ 否 → 是否只是画流程图？
│        ├─ 是且无诊断需求 → 推荐 mermaid-diagram skill
│        └─ 否 → 不属于流程工具范畴
├─ 输出形态？
│  ├─ HTML 交互 → 本 Skill
│  ├─ Word 报告 → 本 Skill（含 docx-typesetting 排版）
│  ├─ 仅 Mermaid 图 → 推荐 mermaid-diagram skill
│  └─ PPT 汇报 → 本 Skill HTML 截图 + 用户手动转 PPT
└─ 输入形式？
   ├─ 自然语言 → 本 Skill 路径 A
   ├─ 文档上传 → 本 Skill 路径 B
   └─ 访谈引导 → 本 Skill 路径 C

Bundled Resources

references/

• diagnosis-framework.md - 五维度诊断分析框架详细说明
• process-modeling-spec.md - 流程结构化建模规范
• process-interview-questions.md - 流程访谈问答模板（按主题分类）
• mermaid-syntax-cheatsheet.md - Mermaid 语法速查
• report-template-outline.md - Word 报告章节大纲模板

assets/

• mermaid-examples/ - 各类 Mermaid 流程图示例
• flowchart-basic.md - 基础流程图
• swimlane.md - 泳道图（跨部门）
• branching.md - 分支判断图
• sequence.md - 时序图
• state-machine.md - 状态机图
• value-stream.md - 价值流图
• html-template/process-report.html - HTML 交互报告模板（含暗色模式）

Quick Start Examples

示例 1：自然语言流程梳理

用户: "帮我梳理一下我们销售订单处理流程：客户下单后销售内勤审核，
      然后转销售经理审批，超过 50 万要总监审批，
      财务收款后仓库发货，物流签收后销售内勤归档。
      现在感觉审批环节太多，周期太长，帮我诊断下"

执行:
1. Step 1 路径 A - 自然语言解析
2. Step 2 结构化建模 - 提取 7 要素
3. Step 3 绘制泳道图 - 涉及销售内勤/销售经理/总监/财务/仓库/物流
4. Step 4 五维度诊断 - 审批冗余、串行可并行、跨部门断点
5. Step 5 三档方案 - 保守(下放审批权)/平衡(并联审批)/激进(系统自动化)
6. Step 6 输出 HTML + Word

示例 2：文档解析

用户: "这是我们公司的采购管理制度（上传 30 页 Word），帮我梳理出流程图并诊断问题"

执行:
1. Step 1 路径 B - 解析 Word 文档，提取流程段落
2. Step 2 结构化建模 - 7 要素建模
3. Step 3 绘制流程图
4. Step 4 五维度诊断
5. Step 5 优化方案
6. Step 6 输出报告

示例 3：访谈引导

用户: "我想梳理我们客服投诉处理流程，但只是零散想法，帮我用问答方式引导我"

执行:
1. Step 1 路径 C - 按 process-interview-questions.md 的清单提问
   - 流程目的和范围
   - 涉及的部门和角色
   - 每个环节的细节
   - 时间成本和瓶颈
   - 异常处理
2. Step 2-6 同上

Quality Checklist

完成流程梳理任务前，确认以下内容：

• [ ] 流程 7 要素全部提取（环节/角色/系统/KPI/规则/文档/风险）
• [ ] 流程图含清晰的角色边界（泳道图）和决策分支
• [ ] 五维度诊断覆盖效率/合规/协同/成本/风险
• [ ] 每个诊断问题含严重等级 + 改进方向
• [ ] 优化方案至少 2 档，含量化收益估算
• [ ] 输出 HTML 报告可正常打开（图表渲染、链接跳转）
• [ ] 输出 Word 报告含目录和页眉页脚
• [ ] 附录含流程定义表和相关制度链接

Integration with Other Skills

• docx-typesetting：Word 报告排版（衡水老白干标准化模板）
• mermaid-diagram：Mermaid 流程图渲染
• tencent-docs：报告分发到腾讯文档共享
• lexiang-knowledge-base：流程资产沉淀到乐享知识库

Tips

• 流程描述输入时，优先使用结构化语言（"步骤 1：xxx，由 xx 部门执行，用时 xx 小时"）
• 文档解析时，建议用户提供文档目录页，便于定位流程段落
• 访谈引导时，一次只问 3-5 个问题，避免用户疲劳
• 流程图绘制时，节点名称控制在 8 字以内，避免流程图过大
• 诊断分析时，优先关注高频问题（如审批冗余、系统断点），避免过度分析边缘问题
• 优化方案建议先做"保守改进"小步试错，再考虑"平衡重构"