手里有上级发来的模板或者单位统一格式，真往里填的时候还是卡：这个事该用通知还是请示，主送机关写谁，附件说明放哪，日期留空还是先填。这篇不背格式条文，只给一套从判文种到核对成稿的动作顺序，以及哪些情况适合自己写、哪些情况必须走单位核稿。
手里有上级转来的模板、或者单位内网挂着统一格式，真打开往里填的时候还是卡：这件事到底该用通知还是请示，主送机关写谁，附件说明放正文前面还是后面，成文日期先留空还是先填上。格式条文网上到处都有，这里只给一套能照着做的动作顺序：从判文种开始，到成稿核对为止。
想清楚一件事：模板本身不说话，说话的是你对这件事的判断。文种选错、口径没对、引用没出处，这几处出问题，格式再规范也照样被打回来重写。下面的步骤按你写一份文的真实顺序排，哪一步没把握就先停在那一步。
先判文种，再动手填模板
很多人卡住的其实不是格式，是不知道该套哪个文种。别先翻模板目录，先问自己三件事：这件事发出去是要对方知道，还是要对方办、要对方批；收文的是本单位内部、本系统上级，还是平级或外单位；这份东西需不需要对方正式回话。这三件事定下来，文种基本就定了，再去挑对应的模板。
- 要对方回话、要批复的，往请示或函上靠；纯粹告知、布置事务的，走通知。
- 别把几个文种揉进一个文件里。同一件事既要报备又要求批复，就拆成两份，或者改成一封正式函。
- 拿不准就去搜同类事由的现成范本，看别人这类事用的是哪个文种；办公文档类工具可以到 /ai-nav/category/ai-office 找，涉及合规表述习惯的到 /ai-nav/category/ai-legal 看。
- 文种定了就别来回换。写到一半从通知改成请示，主送机关、结尾用语、语气全得跟着改，容易漏掉一处。
模板各区块的填写顺序与常见漏项
填模板有推荐顺序：先写正文，正文写顺了再回头修标题和主送机关，最后补附件说明、署名、日期、抄送。原因是标题里的事由其实是正文内容的压缩，正文没定就先写标题，改起来是两遍工。下面这张表把各区块的要求和常被漏掉的地方对一下。
| 区块 | 填写要点 | 常见的漏 |
|---|---|---|
| 标题 | 发文机关、事由、文种三件套齐全 | 事由写成带句号的长句，或者漏掉发文机关 |
| 主送机关 | 写实际办这份文的机关，用全称或规范化简称 | 把抄送对象当主送写，或者堆一长串机关名 |
| 正文 | 一件事一段，层次序号按单位惯用层级 | 层次序号两套混用，一段里塞进三件事 |
| 附件说明 | 一行写清名称与件数 | 正文提到的附件名和附件说明对不上 |
| 署名与日期 | 用发文机关全称，日期写全 | 日期先空着忘了补，署名和标题机关不一致 |
| 抄送 | 只写确实需要知晓的 | 没有内容也硬凑几个抄送单位 |
- 先写正文一件事一段，开头交代表明来由，中间说清事项，结尾给明确要求或诉求。写完自己读一遍，看能不能一句话说出这份文要对方干什么。
- 回头修标题把正文压缩进标题：谁发的、为了什么事、用的什么文种。事由用短语概括，不加书名号，不在标题里用句末标点。
- 补主送与附件主送机关对上实际办文的单位；正文里提到附件的地方，逐一对一遍附件说明里的名称和件数，名称要完全一致。
- 收尾核对署名与抄送署名机关和标题里的发文机关保持一致，日期写全；抄送名单再删一遍，没有实际必要的不写。
数字、时间、称谓这几处最容易出错
文种和结构对了，错别字也查了，还是有被退回的，多半栽在数字、时间、称谓这三处。这三处不涉及写作水平，纯靠规矩和细心，恰恰是审稿人一眼就会扫到的地方。定稿前拿这三条过一遍。
- 数字用法
- 年月日、数量、比例、金额这类需要精确的用阿拉伯数字，成文日期写全，别图省事只写月日。
- 结构层次序号
- 按单位惯用的一套层级写，别在一份文里同时出现两套序号体系，层级不要跳级。
- 机构名称
- 用全称或规范化简称，第一次出现给全称，后面统一用同一个简称，中途不要换叫法。
- 引用来文
- 写清被引文件的标题加文号，别只写「根据上级要求」「按照有关文件」，没有出处的引用等于没引用。
这一节里没有需要现场查的数据。如果正文里要带进指标、价格、数量对比这类内容，不要凭印象写，到 /price-watch 核对当时的数字，或者直接向出数部门要口径，以对方给的口径为准。
成稿前后的格式核查与口径确认
格式这块各单位要求不一样，没有通用答案，照本单位现行模板走就行。真正值得花时间的是两件事：交出去之前做一次反向读，以及涉及承诺和金额的表述先对口径。
- 导出或打印前逐项过：字体字号、行距、页边距、页码位置、印章位置。
- 反向读：只看标题、主送机关、结尾三项，能不能看出谁发给谁、要对方干什么。
- 涉及金额、指标、承诺、时限的表述，先和主管部门或财务对一遍口径，再定稿。
- 拿不准的数字或表述，宁可标注待确认，也别写死；写死的数字后面改起来更麻烦。
- 发给外单位的文，语气再检查一遍，别把内部通知的口气原样搬过去。
什么情况下别硬套模板
模板是给常规发文用的，有些场景硬套反而误事。判断标准很简单：这件事的首要目标是格式规范，还是信息及时到达、或者关系处理得当。目标变了，模板就得让位。
- 突发事件、紧急通知类，先把信息传达到位，格式可以事后补；这种时候抠格式反而误事。
- 跨单位协作、涉及对外承诺的，通用模板写不出合适的语气，先拟要点，再请人按正式渠道改。
- 单位内部有单独规定的，比如党务、人事、外事各有各的格式，以本单位现行规定为准。
- 一次性、非常规的事由，翻遍模板也找不到贴合的，宁可另起一份，也别把事由硬塞进不合适的文种。
通用模板的作用是给你一个结构和骨架，不是替你做判断。分清哪些环节模板能帮上忙、哪些必须自己定，这份文才写得快又不容易退。
下一步判文种、填区块、对口径这几步走完，剩下的常见毛病可以对着站内的工具目录和排查思路再过一遍，省得每次都被同一类问题退回来。→常见问题
模板里成文日期要不要先填？
看用途。走内部流转、后面还要盖章签发的，先留空或写拟稿日期，等签发时再定；已经确定发文日期的对外文件再填全。填错日期比留空更麻烦，重发的文件日期对不上容易在归档时出问题。
用 AI 套公文模板靠谱吗？
当结构参考和语句润色可以，直接定稿风险大。AI 容易把文种用混、把称谓写错、编出不存在的文件号和依据。可行的用法是让它先出结构骨架，文种、主送、引用文号和数据这几项自己逐条核实后再定稿。
同一个事由，通知、请示、函怎么选？
看三点：对方是否需要答复、双方是否平级、是不是系统内部。要对方批复的一般用请示，平级或无隶属关系的商洽用函，向下或向内部告知安排用通知。分不清就找同类事由的历史发文对照，或者直接问本单位文书岗。
