公文写作模板及范文怎么用

第一次被安排写通知、请示、报告，最容易的做法是搜一份模板把内容粘进去，结果抬头、主送、落款、附件说明全对不上，交上去被打回来重写。这篇不给你又一堆模板，而是讲拿到模板和范文之后按什么顺序改：先认结构，再换事实，最后统一口径和格式，把一份能直接报上去的稿子做出来。

第一次被安排写通知、请示、报告，最常见做法是搜一份模板，把内容粘进去就交。结果抬头、主送、落款、附件说明全对不上，被打回来重写。问题不在模板本身，而在用的顺序：多数人是先填内容，最后才看结构。

下面讲拿到模板和范文之后的固定顺序：先认结构，再换事实，最后统一口径和格式。这套顺序的价值在于，前面一步没做完就不要动笔写正文，否则改三遍还是过不了。

先读结构，别急着往里填字

模板和范文是两样东西。模板给的是空架子，范文给的是填满的样子。新手最容易犯的错是拿范文当模板抄，把范文里别人的单位名、事由、数字一起留下。正确做法是先拆骨架，确认每一块放什么，再决定哪些句子可以留、哪些必须换。

• 拿到模板先标出四块：标题、主送机关、正文层次、落款与成文日期，先看每块位置对不对，再看内容
• 把范文里的具体人名、单位、事由、数字、时间全部圈出来，这些是必须替换的；剩下的固定句式才可以直接留用
• 判断文种属于哪一种：通知、请示、报告、函、纪要，文种选错，后面怎么写都白费
• 文种不确定时，到站内公文格式类页面核对各文种的适用场景和行文方向，别凭感觉猜

结构这一步的判断标准很简单：把标题、主送、正文、落款四块遮住正文内容，只看框架，能不能一眼看出这份东西要解决什么事、发给谁、要不要对方回话。看不出来，说明结构还没立稳，这时候往里填字只是浪费时间。

换事实：把范文改成你自己的事

结构确认之后，替换才是主要工作。替换不是改几个词，而是按五件事逐条过：谁发的、发给谁、办什么、什么时候办完、依据是什么。五件事齐了，正文自然立得住；缺一件，读者就会回头问你。

1. 先列五件事在白纸上写清上行、下发还是平行，收文对象是谁，要求对方做什么，时间节点在哪，引用哪份文件做依据。这一步不写字数，只写事实。
2. 逐条对进模板把五件事对应到模板的相应段落里，模板里没有对应位置的，说明这份模板的文种可能不对，回去换。
3. 砍掉夹带内容请示只保留一个诉求，报告里不要藏请示事项。范文里混着写的部分要整体砍掉，这是套范文翻车最多的地方。
4. 占位符统一填数字、时间、单位名称先写成占位符，全篇写完再统一替换，避免一份稿子里出现两种写法。

口径和格式过一遍再交

内容替换完，最后过的不是错别字，而是口径和格式。口径指的是每句话能不能落到具体动作和责任主体上；格式指的是字体、行距、页边距、层次序号、数字和标点的用法。这两样东西任一不合规，稿子都会被退。

格式别凭感觉。写完对着站内公文格式规范页面逐项核，比通读两遍更省时间。涉及数字和标点这类细节，单独开一页对照检查，一项一项打勾，不要指望通读时能发现。

交稿前的排查顺序

排查顺序有讲究，从大到小查。先查文种和标题是否匹配，再查主送机关与落款是否对应，最后查附件、抄送、成文日期有没有漏项。前面错了后面全要返工，按这个顺序能省一半时间。

• 文种与标题：标题里体现的事由和文种是不是同一类事
• 主送与落款：收文对象和你署名的主体对不对得上，请示和报告尤其别搞反
• 正文层次：诉求、依据、要求三段是不是都在该在的位置
• 附件与抄送：模板里有的附件说明、抄送栏、成文日期，一个都别漏
• 念一遍：自己把开头和结尾出声念一遍，念不顺的地方就是套范文套僵了的地方

还有一条判断标准：把稿子给没参与这件事的同事看一遍，他能不能说清这份东西要谁做什么、什么时候做完。说不清，说明你还在用范文的句子，而不是自己的事实。到站内指南中心可以横向对比不同文种的写法差异，遇到具体数字和格式规范，到站内公文格式类页面核对当时的口径。