公文写作规范要求有哪些

接手一份要报上去的文件，最怕的不是写不出内容，而是格式上被人挑出毛病：字号不对、行距不统一、附件说明漏了、文种用错。这类返工跟文笔没关系，纯粹是规范没对齐。这篇按「版式、行文、审核」三段给你一张可照着核对的清单，顺带说清哪些环节值得用工具辅助、哪些必须人工过一遍。

接手一份要报上去的文件，最怕的不是写不出内容，而是格式上被人挑出毛病：字号不对、行距不统一、附件说明漏了、文种用错。这类返工跟文笔没关系，纯粹是规范没对齐。写公文像填表，格式对齐了，内容才有资格被读下去。

下面按「版式、行文、审核」三段给你一张可照着核对的清单，顺带说清哪些环节值得用工具辅助、哪些必须人工过一遍。你照着核，比通读三遍稿子管用。

一、版式类规范：先对齐纸面这套东西

版式是最容易被退回来的一类问题，因为它跟内容质量无关，纯粹是「没对齐」。动手写之前，先把整份文件的纸面元素列成检查项，比写完再回头改省事得多。

1. 分板块列元素把文件拆成版头、主体、版记三段，逐段列出该有的固定元素。缺一样都算不规范，先列全再动手。
2. 核对字体字号行距这三个属于强约定，具体数值不要凭记忆写。到 /official-document-format-spec 这类站内格式页核对当期口径，别拿旧模板当标准。
3. 换模板后重核一遍页码、页边距、成文日期位置、发文机关署名这几项，最容易在换模板时被悄悄覆盖，换一次核一次。

版头

文件最上方那一块，含发文机关标志、发文字号等，位置和大小都有约定。

版记

文件末尾那一块，含抄送机关、印发机关和印发日期等。

成文日期

文件生效的日期，写法有固定格式，别写成习惯上的简写。

二、行文类规范：文种、称谓和数字标点

版式对齐之后，真正会让人返工的是行文层面的用法问题。文种选错是最常见的硬伤，请示与报告、通知与通报的边界要提前过一遍，别用「标题念着顺不顺」来判断。

称谓、层次序数、数字与标点的写法有成套要求，数字和标点单独有一份对照。建议把常用的存成一张检查表，写完扫一眼，比凭记忆稳。

• 文种：先定「要对方做什么」，再回推该用哪个文种。
• 称谓：同一份文件里的称呼要前后一致，别中途换。
• 引用：多个文件按顺序排，汇总类公文里最容易漏。
• 数字：序数、百分比、年月日的写法各有约定，别随手混。

三、送审前自查：把返工挡在提交之前

稿子写完不等于能交。送审前按固定顺序自查一遍，比通读三遍更能抓到问题。核心思路是每步只查一类，注意力集中，效率反而高。

1. 第一步查版式只看纸面元素：字号、行距、页码、版记是否齐全，不看内容。
2. 第二步查文种判断文种、行文方向、称谓是否对得上，这一步只盯「关系」。
3. 第三步查数据逐个数核对来源，涉及具体数字的到 /price-watch 这类站内数据页核对当时的数字，不凭印象。
4. 第四步查引用引用文件的全称和发文字号逐条比对，顺序有没有乱。
5. 第五步查附件附件说明、附件顺序、正文提及的附件是否一一对应。

多人协作的稿子，要指定一个人做终稿合并。谁都能改，字体行距就会来回跳，最后没人说得清哪版是准的。拿不准的地方不要猜，去 /official-document-writing-guide 这类站内指南对一遍再定，比事后被退回来省时间。

四、工具能帮什么、不能帮什么

工具适合干重复、机械的活，不适合替你拍板。把边界划清楚，用起来才不添乱。

• 能帮的：套模板、统一字体行距、查错别字和标点、把长段落压成条目。
• 半能帮的：AI 起草时把格式要求写进提示词，输出后再人工过版式。
• 不能帮的：文种选择、密级与公开属性判断、涉及具体业务数据的结论。
• 判断标准：这件事错了会不会要人担责，会就不能交给工具。
• 反过来说，纯格式和拼写的活交给工具，人把精力留给判断。