公文写作规范

刚入职的人第一次被要求「写个请示发上来」，常常卡在三个地方：不知道这事该用通知还是请示，不知道标题和落款怎么写才算对，也不知道哪些词写进去会显得不专业。这篇不讲文学性，只给一套能照着走的公文规范：先定文种，再排格式，最后逐条查用语和行文规则。

刚入职被安排写公文，最常见的卡点其实就三个：不知道这事该用通知还是请示，不知道标题落款怎么排才算对，也不知道哪些词写进去会显得外行。这篇不讲文采，只给一套能照着走的顺序——先定文种，再排格式，最后逐条查用语和行文规则，写完照单核对一遍就能交付。

要提前说一句：各单位套路不完全一样，老牌机关和新公司差别挺大。下面这些是可以通用的底线判断，具体模板还得看你们办公室归档的正式文件长什么样。

第一步先定文种，别急着开写

文种选错，后面标题格式写得再漂亮都是返工。判断的锚点只有一个：你希望收文方看完之后做什么。要他批、要他办、只是告诉他情况，对应的文种完全不同。

新手最大的坑是拿「报告」去求批准，或者拿「通知」去找平级单位要材料。记住一条：看收文方有没有必须照办的义务，有就是下行文，没有就不能用通知。另外，同一份文里不能既请示又报告结果，这是硬规矩。

• 先问自己：这件事谁拍板、谁执行、谁只是知会，把这三类角色分开
• 涉及多个单位时，定一个主送，其余需要知会的走抄送
• 不确定本单位习惯用哪个文种，翻最近三份已归档的正式文件照着抄结构
• 拿不准就先去问办公室文书岗或直属领导，一句话问清楚比写完返工便宜

格式骨架：标题、主送、正文、落款四块

公文格式看着复杂，其实就四块拼起来：标题、主送机关、正文、落款。每一块都有明确的对错标准，不是审美问题。

标题

按「发文单位＋事由＋文种」拼，事由要具体到一眼能看出办什么事；一般不加书名号，转发类才带上被转文件名称

主送机关

写全称或规范简称，顶格、后加冒号；一份原则上只写一个，其余需要知会的走抄送，不要排一长串

正文

按「依据或缘由—具体事项—执行要求」三段走，事项多就分条列项，每条只讲一件事

落款

发文单位全称加日期，日期用阿拉伯数字写全年月日；以盖章为准，没盖章的要确认本单位是否允许

主送和抄送是新人最容易写错的地方。主送是「要办这件事的人」，抄送是「只需要知道的人」，把该抄送的塞进主送，文件效力就变味了。正文里提到附件，就一定要附上，正文提了没附属于硬伤。

用语与行文规则：把话说准，不说满

公文不需要情绪，需要准确。判断标准很简单：这句话换个人来读，能不能得到同一个理解。凡是让你觉得「差不多」「大概」的表述，都要改成具体单位名、具体时限、可核对的事实。

行文规则上有几条不能碰：不越级请示，确需越级的要同时抄送被越过的机关；请示不抄送下级；同一事项不重复发文。结尾用语按文种区分，请示类用「拟……，妥否，请批示」，下行类用「请遵照执行」「请研究回复」收口。

发出去之前的自查顺序

写完之后别急着交，按固定顺序过一遍，比东看一眼西看一眼靠谱得多。改完一处再往后走，不要来回跳，跳着查一定会漏。

1. 查文种回到第一问：收文方有没有照办义务，文种和行文方向对不对
2. 查主送抄送主送是否只有一个且写全称，该抄送的有没有漏、有没有把知会对象塞进主送
3. 查事由和事项标题事由能不能一眼看懂，正文每条是否只讲一件事、条与条不交叉
4. 查数字和简称金额、人数、日期前后是否一致，简称第一次出现有没有给全称
5. 查附件和落款正文提到的附件有没有实际附上，日期是否写全年月日，盖章是否到位

三类高频错专门盯一下：数字前后不一致、简称没给全称、附件提了没附。对上报送或对外协调的文件，交之前给直属领导过一遍再走正式流程；内部知会性质的通知可以松一些，但对上对外必须走全。

红头模板、字号、行距这些细节各单位会随规定调整，不要凭记忆套旧版。不确定当前用哪版要求，可以直接问办公室文书岗，或者到站内办公排版类工具页面里找对照，别自己猜。