公文写作模板

手上要发一份通知或请示，网上搜到的模板格式五花八门，标题、主送机关、成文日期到底怎么摆，照抄一份又怕少要素被退回。这篇按文种把模板骨架和格式要点列出来，给出套写的先后顺序和交稿前的自查动作，让你按手头的事对号入座直接填，不用每次从头研究格式。

手上要发一份通知或者请示，网上搜来的模板格式五花八门，标题怎么拟、主送机关顶格还是空两格、成文日期往哪儿摆，照抄一份又怕要素不全被打回来重写。其实公文写作的难点从来不是文笔，而是选对文种和凑齐要素。这篇按文种把骨架列出来，再给出套写的先后顺序和交稿前的自查动作。

需要说明的是，下面给的是通用骨架。如果你的单位内部有固定的文种习惯，或者上级机关有自己的行文规范，一律以本单位、本系统口径优先，站在通用模板这边较真没有意义。

先按事由选文种，别先挑模板

很多人第一步就错了：先打开模板库挑一个看起来顺眼的，再把内容往里塞。正确的顺序是先判断这件事需要对方做什么——是需要他批准，需要他知悉，还是只需要留个记录。这一条定下来，文种基本就定了，再去对应模板就不容易跑偏。

最常见也最致命的错误是该请示写成了报告。报告的定位是让对方知悉，对方没有批复义务，事情自然推不动。反过来，把只需要告知的事情写成请示，上级还得专门给你回一次，也招人烦。判断口径就一句话：需不需要对方给出答复或批准动作。

模板骨架：哪些要素一个都不能少

公文格式分三块：版头、正文、版记。网上流传的模板常常只给正文，版头和版记全靠自己脑补，结果发出去才发现缺发文字号或者抄送栏，被办公室退回来。把三块要素列成清单对着填，比背诵格式规范省事。

• 版头要素：发文机关标志、发文字号、签发人（上行文必须有，下行文一般不需要）
• 正文要素：开头交代依据或缘由、中间写具体事项、结尾写要求或请求语
• 版记要素：抄送机关、印发机关和印发日期
• 附件要素：附件说明写在正文之后、附件本身另起一页随文附上
• 落款要素：发文机关署名、成文日期、印章位置

几个高频漏项值得单独记一下：发文字号里的年份要用六角括号，不是圆括号也不是方括号；成文日期用阿拉伯数字，不用汉字；上行文忘记标签发人是硬伤；附件说明和附件正文是两码事，只写个「附件：方案」却没有随文附上，等于没交。

至于字体字号、行距、页码这些排版细节，各单位要求不完全一样，拿不准就到站内的公文格式对照页面核对当时的规范要求，别凭印象处理。

照着填：从模板到能发的成稿

模板只提供骨架，真正花时间的是把里面的空话替换成本单位的具体事由。套写有个相对稳的顺序，按这个走不容易返工。

1. 第一步：定文种和主送机关根据事由判断上行、下行还是平行，确定主送机关全称或规范化简称。主送机关写错，后面的格式再对也没用。
2. 第二步：填正文事项开头一句话交代依据或缘由，中间分条写清楚要办什么、谁来办、什么时候办完、有问题联系谁。联系方式尽量写具体到人和电话。
3. 第三步：补版头版记回头补发文字号、签发人、抄送、印发日期。上行文别忘了签发人这一项。
4. 第四步：通读语气下行文用「请遵照执行」这类要求句式，上行文用「妥否，请批示」这类请求句式，平行文用「请予支持」「请函复」这类商洽句式，三种不要混用。

如果本系统之前发过同类公文，拿那份出来改比用网上的通用模板靠谱得多——至少格式习惯和用语风格跟你的上级是合拍的。另外，「请批示」和「请函复」的区别不是文字游戏：前者用于上行文，后者用于平行文，用错了行文关系就乱了。

交稿前自查清单

定稿前花五分钟过一遍下面几项，能挡掉绝大多数退回重写的情况。这份清单不区分文种，通用。

• 文种是否匹配事由：要答复的写了请示没有，只告知的写成报告没有
• 要素是否齐全：发文字号、签发人、落款、成文日期、附件逐项打钩
• 数字是否一致：发文字号里的年份、成文日期、正文里的时间节点对得上没有
• 附件是否随文：附件说明写了，附件正文有没有附在后面
• 语气是否对路：下行文、上行文、平行文的句式有没有串
• 版本是否清楚：定稿有没有标注版本和日期，别把中间稿发出去

这套判断标准有一个不适用的情况：如果本单位实行的是电子公文系统，版头版记往往由系统自动生成，你只需要管正文。这时候重点放在文种选择、事项写清楚和语气正确上，格式项交给系统校验就行。