公司刚用上几个 AI 工具，老板或行政被问一句「我们这样用合规吗」，往往答不上来。这篇不讨论法律条文，只给一张能照着走的自查路径：先把资产和用途摸清，再看数据流向和权限，最后落到凭证和复查节奏。每条都能打勾，查完能写出一页整改事项。
公司刚用上几个 AI 工具，老板或者行政被问一句「我们这样用合规吗」，往往答不上来。这篇不聊法律条文，只给一张能照着走的自查路径：先把在用的资产和用途摸清，再看数据流向和权限，最后落到凭证和复查节奏。每条都能打勾，查完能写出一页整改事项。
全文五步，顺序别打乱：先有清单，才谈得上边界；先划好边界，才谈得上收权限；收完权限再补证据，最后定复查节奏。任何一步跳过，后面都会变成「说了但证不了」。判断标准里写了什么情况下不适用，遇到就按不适用来处理，别硬套。
第一步：把在用的 AI 资产点清楚
别从制度开始写，先从「我们到底在用什么」开始。浏览器插件、桌面客户端、网页版、接口调用各算一类，很多人只统计付费的那几个，结果漏掉一堆免费网页版和插件。这一步的产出是一张表，不是一段描述。
| 记录项 | 写什么 | 为什么必须写 |
|---|---|---|
| 使用人 | 谁在用，是个人账号还是公司账号 | 决定出事时能不能追到人、能不能举证 |
| 用途 | 拿来做什么，处理哪类数据 | 决定后面分档时归到哪一档 |
| 数据落点 | 数据最终存在谁的服务器上 | 决定要不要走供应商评估 |
| 来源 | 谁批准的、什么时候开始用的 | 决定这是不是一笔糊涂账 |
- 浏览器插件和桌面客户端最容易漏，它们不走公司统一入口，必须单独问一遍
- 个人账号办公和公司账号办公分开标注，混在一起后面追责和举证都做不了
- 查不全就先看网络出口日志和付款记录，比挨个问员工准，口径可到 /about 核对
- 记录留一个负责人和更新日期，没人维护的清单三个月后就作废了
第二步：勾数据流向，划分能发与不能发的边界
这一步只做一件事：把常处理的数据分成三档，公开信息、内部资料、含个人信息的业务数据，每档对应不同的使用许可。分档要在具体场景里判定，不要写成抽象原则，否则员工看完还是不知道能不能贴。
- 公开信息
- 已经对外发布的内容，贴进外部工具一般不受限，但仍建议留一句记录
- 内部资料
- 未公开的经营、方案、代码，默认只在有服务条款约束的工具里用
- 含个人信息的业务数据
- 客户名单、合同、证件、员工信息，默认不贴进任何外部对话框
脱敏不是万能药，脱敏后仍可能通过组合信息反推到个人，比如姓名加部门加项目就够了。所以判断标准是「这些字段合起来能不能指向一个人」，拿不准就按不能发处理。术语和边界对照可参照 /ai-dict/category/safety 的说法，避免各部门各说各话。
什么情况下不适用：如果只是内部测试环境、数据本身已经公开，或者数据已做不可逆处理，这一条可以放宽。放宽也要留一句记录说明理由，方便复查时解释。
第二步补充：把边界写成能执行的规则
- 定三档清单把公司常见数据列出来，逐个归到公开、内部、个人信息三档，归不进去的单独列。
- 写一句动作规则每档配一句可执行的话，例如「个人信息档一律不进外部对话框」，别写「应谨慎使用」。
- 挑三个高频场景验证拿客服问答、文案改写、数据分析这三个场景试一遍，看规则能不能直接判断。
- 把规则贴到入口放在常打开的页面或者群公告里，只写文档里等于没有落地。
第三步：账号、Key 与权限的最小化
一人一号，禁止共用账号。共用会让日志失去追溯意义，出了问题说不清是谁做的，也无法举证公司当时采取了措施。这一条不需要技术能力，改起来也最快。
- 接口 Key 按项目建独立的，不要一个 Key 全公司共用，能设使用上限就设上
- 离职和换人时先收权限再谈交接，顺序反了等于给数据留后门
- 定期看一遍谁手上还有已经不用了的 Key，没人认领的直接停掉
- 账号权限写进资产表里，和第一步的记录对得上，别另开一张表
Key 本身能不能对外发、发到哪，属于另外的话题，这里只确认一件事：有没有人手上握着不该握的 Key。判断标准是「这个人现在的工作需不需要这条权限」，不需要就是最小化不到位。
第四步：留证与留痕，能对得上账
合规被问到的时候，最怕的是「我们做了但拿不出东西」。要留的三类：工具订阅的付款凭证、涉及数据处理的操作记录、和供应商的服务条款页面存档。三类都要能对应到第一步资产表里的具体条目。
| 留什么 | 怎么留 | 常见坑 |
|---|---|---|
| 付款凭证 | 按订阅条目归档，和资产表对应 | 只留在个人邮箱里，换人就断档 |
| 操作记录 | 保留时间、操作人、涉及哪档数据 | 把敏感原文整段抄进日志 |
| 服务条款 | 页面存档并带时间戳 | 只存链接，条款改版后无法证明当时版本 |
| 内部通知 | 培训记录、告知邮件一并留存 | 证明不了公司尽到过告知义务 |
条款页面会改，只存链接等于没存，带时间戳的存档才有意义。日志里该留什么、不该留什么，站内有专门的脱敏与留存速查可以对照，这里不展开。判断标准很简单：半年后换个人来看，能不能只看这些材料就明白当时发生了什么。
第五步：定复查节奏与整改顺序
按季度跑一遍这张清单就够了，不必每月，节奏太密没人执行，最后变成走过场。复查的价值在于让清单保持有效，而不是把人累垮。第一次跑可以缩短到一个月内收尾，之后回到季度。
- 整改排序：先堵能直接导致数据外泄的口子，再补制度文档，最后补培训
- 能用技术手段兜住的优先，比如限制外发、加审批，比靠自觉可靠
- 复查结果落成一页纸：上次遗留什么、这次补了什么、下次要动什么
- 资产表里新增的工具要在下次复查前先补记录，不等季度点再补
什么情况下不适用：如果公司刚经历人员大幅变动，季度节奏可以临时加密一次，把权限和账号先过一遍，再回到正常周期。复查本身不产生结论，产生结论的是那一页整改事项。
自查的目的不是证明没问题，而是知道问题在哪、下一步动哪。下一步把你公司现在在用的 AI 工具和中转站列一份，逐条核对它们的可信度与条款情况，再回到这张清单打勾。→
常见问题
公司规模很小，也要做这么细吗？
不用全做，但前三步不能省。先把在用什么、数据往哪走、谁手上有关键权限这三件事搞清楚，一张纸就能写完。制度文档和培训可以放到后面，等真正有人用出问题了再补也来得及。
自查发现有人在用个人账号处理公司数据怎么办？
先停用而不是先追责。让当事人导出需要保留的内容，改到公司统一渠道，再确认这段期间有没有敏感数据外发。处理完再谈规则，否则下次只是换个更隐蔽的方式继续用。
自查表要留着吗，留多久？
留着，且建议留到能覆盖一个完整的业务周期。它的作用不是应付检查，而是下次出事时能证明公司当时做过基本管理。具体留存口径可对照站内日志留存相关页面，按自己的行业要求取更严的那一档。
